Selamat Datang di Website Resmi Kepaniteraan Mahkamah Agung RI




Berita Kegiatan

Sisi Lain Mahkamah Agung Victoria: Penyelesaian Tunggakan Perkara dan Penguatan Status Dokumen Elektronik Putusan

 

Melbourne | Kepaniteraan.mahkamahagung.go.id (11/10)

Pada Selasa, 10 Oktober 2012, delegasi Mahkamah Agung Republik Indonesia (MARI) yang didukung oleh Australia Indonesia Partnership for Justice (AIPJ) melakukan kunjungan untuk berdiskusi dengan dan mengobservasi persidangan di Mahkamah Agung (Supreme Court) negara bagian Victroria, Australia, yang berkedudukan di Melbourne. Delegasi MARI terdiri dari Prof. Takdir Rahmadi, Dr. Ridwan Mansyur, Asep Nursobah, Subur Minan Sibi, Bambang Hery Mulyono, Budi Prasetyo Muso, dan Lukas Prakoso. Hadir pula perwakilan Tim Asistensi Pembaruan Peradilan, Wiwiek Awiati dan Desita Sari, serta perwakilan AIPJ dan AusAID, Nicola Colbran, Binziad Kadafi dan Doddy Kusadrianto. Turut mendampingi dalam kunjungan tersebut, para pejabat Victoria District Registry dari Pengadilan Federal Australia, Sia Lagos, David Priddle, dan Andrea Jarrat.

Diskusi diawali dengan presentasi oleh Mark Predley, Judicial Registrar, dan David Tedhams, Deputy Registrar (Legal), dari Court of Appeal Mahkamah Agung Victoria. Keduanya secara bergantian menceritakan mengenai berbagai aspek dari pengadilan tempat mereka bekerja, sambil menjawab berbagai pertanyaan kritis yang diajukan oleh delegasi Indonesia.

Sekilas Mahkamah Agung Negara Bagian Victoria

Mahkamah Agung Victoria sebagai pengadilan banding (court of appeal) mulai beroperasi pada 1995. Yurisdiksi Mahkamah Agung Victoria adalah memeriksa dan memutus perkara banding pidana dan perdata yang berasal dari Trial Division Mahkamah Agung Victoria sendiri, dan dari County Court (semacam Pengadilan Tinggi). Selain itu Mahkamah Agung Victoria juga menerima perkara banding atas putusan dari Victoria Civil & Administrative Tribunal (VCAT).

Patut dicatat bahwa perkara-perkara pidana yang sangat serius seperti pengkhianatan terhadap negara (treason), pembunuhan (murder), dan pidana berat lainnya, serta perkara perdata yang melibatkan jumlah uang yang sangat besar, terlebih jika perkara-perkara tersebut mengandung persoalan hukum (question of law) yang rumit dan mendasar, dapat ditangani di tingkat pertama oleh Mahkamah Agung Victoria. Terdapat sebuah Divisi khusus di dalam Mahkamah Agung Victoria yang menangani perkara-perkara ini. Divisi tersebutlah yang dinamakan Trial Division, yang dipimpin oleh seorang Ketua (Chief Justice), beberapa hakim (trial judges dan associate judges) dan panitera. Dengan demikian bisa dikatakan bahwa Mahkamah Agung Victoria terdiri dari 2 bagian, yaitu Court of Appeal yang dipimpin oleh seorang President, dan Trial Division tersebut.

Struktur Mahkamah Agung Victoria terdiri dari 12 orang hakim, termasuk Chief Justice dan President dari Court of Appeal. Saat ini keseluruhan jumlah hakim hanya 10 orang, karena 2 orang baru saja memasuki masa pensiun. Umumnya para hakim Mahkamah Agung Victoria berasal dari advokat (barrister dan solicitor) ternama, akademisi di bidang hukum, atau para hakim dari pengadilan lain seperti County Court. Mereka dinominasikan oleh Jaksa Agung negara bagian (Attorney General) untuk diangkat oleh parlemen setelah mendengar masukan mengenai kemampuan dan integritas mereka, baik dari komunitas hukum maupun masyarakat luas. Para hakim ini dibantu oleh sekitar 22 orang staf Kepaniteraan.

Diskusi dan observasi yang dilakukan kali ini adalah mengenai Court of Appeal dari Mahkamah Agung Victoria. Hukum acara dan sistem administrasi peradilan Mahkamah Agung Victoria diatur melalui UU (Acts of Parliament), berbagai peraturan pengadilan (Court Rules), dan petunjuk/pedoman praktek (Practice Notes) yang dikeluarkan oleh pengadilan. Saat ini Mahkamah Agung Victoria menerima sekitar 600 perkara banding setiap tahunnya, yang terdiri dari 350 perkara pidana dan 250 perkara perdata. Sekilas memang tampak bahwa beban perkara tersebut sangat kecil. Namun patut diketahui bahwa di balik itu terdapat berlipat-lipat permohonan banding yang harus diperiksa oleh hakim tunggal di Mahkamah Agung Victoria, untuk menentukan apakah permohonan banding tersebut dapat dikabulkan  untuk menjadi perkara banding atau tidak (dikenal sebagai proses leave application). Hampir semua perkara banding pidana harus menempuh proses leave application, sementara di perkara perdata hanya sebagian kecil yang membutuhkan leave.

Seluruh perkara banding di Mahkamah Agung Victoria diperiksa dan diputus melalui sidang yang terbuka untuk umum. Di yurisdiksi pidana, hampir 45% perkara banding mempersoalkan mengenai pemidanaan (sentencing), 25% mempermasalahkan pernyataan bersalah (conviction), dan sekitar 25% menguji keduanya. Terdapat 5% perkara banding lainnya yang mempersoalkan hal-hal lain.

Jenis perkara pidana yang diajukan banding di Mahkamah Agung Victoria umumnya kejahatan seksual, lalu kejahatan terhadap harta benda, kejahatan narkotika, pembunuhan, dan penganiayaan. Mahkamah Agung Victoria belum lama mengadopsi sistem banding pidana yang baru sejak 2011, dan akan mengadopsi sistem banding perdata baru pada 2012/2013. Rata-rata waktu yang dibutuhkan dalam menyelesaikan perkara banding pidana, mulai dari pendaftaran hingga penyampaian putusan kepada para pihak adalah 11 bulan. Adapun perkara banding perdata umumnya diselesaikan dalam waktu 8,5 bulan.

Peran Substantif Staf Kepaniteraan dan Asisten Hakim dalam Penyelesaian Tunggakan Perkara

Sistem banding pidana yang baru sangat bergantung pada dokumen banding yang lebih detail yang diajukan oleh pemohon banding serta pada manajemen perkara yang lebih intensif yang dikerjakan oleh Kepaniteraan. Dalam sistem baru ini, Kepaniteraan diwajibkan untuk membuat ringkasan (summary) atas setiap perkara yang masuk, untuk kepentingan hakim maupun untuk kepentingan para pihak. Sebelum dikirimkan kepada hakim, ringkasan perkara tersebut akan dikirimkan terlebih dulu kepada para pihak untuk menanyakan apakah ringkasan yang dibuat sudah tepat. Para pihak diberi waktu 7 hari untuk menyampaikan masukannya. Hakim sangat terbantu dengan tersedianya ringkasan perkara ini.

Sistem banding pidana baru ini berhasil mengurangi tunggakan perkara banding pidana di Mahkamah Agung Victoria dari semula sekitar 600 perkara menjadi hanya 200 perkara. Tentu saja sistem ini membutuhkan investasi sumber daya manusia tersendiri di lingkungan Kepaniteraan. Setidaknya terdapat 9 orang staf (disebut legal officer) yang berlatarbelakang hukum yang harus direkrut untuk menjalankan tugas ini. Posisi tersebut, meski baru ada kurang dari setahun, diyakini akan menjadi posisi yang prestisius di Victoria mengingat peran pentingnya dan syarat keahliannya. Saat ini saja, sebagian legal officer di Mahkamah Agung Victoria berasal dari mereka yang pernah bekerja di Mahkamah Agung Amerika Serikat (US Supreme Court) dan mereka yang sebelumnya menjadi asisten hakim di Pengadilan Federal Australia (yang juga merupakan posisi prestisius).

Selain legal officer di Kepaniteraan, peran substantif asisten hakim di Mahkamah Agung Victoria juga sangat penting. Misalnya guna mendorong konsistensi putusan, setelah putusan didraf oleh hakim yang bersangkutan, para asisten akan diminta untuk membuat ringkasan atas putusan tersebut. Ringkasan draf putusan tersebut akan dikirimkan kepada President Court of Appeal untuk disirkulasikan kepada para hakim guna diketahui. Jika ada isu hukum spesifik yang harus didekati secara hati-hati karena implikasinya terhadap tatanan hukum, ringkasan draf putusan tersebut akan dikirimkan kepada sekelompok hakim yang memiliki keahlian dan pengalaman yang relevan, untuk mendapat tambahan pertimbangan dan masukan, sebeum resmi diputus.

Untuk mendapat gambaran yang utuh, delegasi Indonesia berkesempatan untuk mengobservasi secara langsung jalannya persidangan atas perkara pidana dan perdata di Mahkamah Agung Victoria. Sidang perkara pidana yang diobservasi sebagian delegasi, dipimpin langsung oleh Chief Justice Marilyn Warren dengan 2 anggota majelisnya yang merupakan hakim senior. Salah satu perdebatan yang menarik yang terjadi antara seorang anggota majelis hakim dengan pembela (barrister) adalah mengenai konsistensi putusan. Keduanya saling mengajukan argumen yang merujuk pada berbagai putusan pengadilan sebelumnya mengenai perkara sejenis. Dalam perdebatan ini, peran substantif asisten hakim kembali mengemuka. Merekalah yang harus memilah dan menyediakan informasi putusan terdahulu yang relevan kepada para hakim, melalui komputer yang terkoneksi dengan intranet Mahkamah Agung dan dengan komputer di meja para hakim.

Percepatan Penyampaian Putusan kepada Para Pihak dan Hakim yang Putusannya Dibanding secara Elektronik

Teknologi informasi juga sudah menjadi bagian integral dari tata kerja Mahkamah Agung Victoria di mana dokumen perkara dapat diunggah secara elektronik secara kronologis untuk mengurangi ketergantungan pada dokumen manual. Dokumen perkara juga dapat diterima melalui email untuk kemudian bisa diunggah ke dalam sebuat sistem yang di Mahkamah Agung Victoria dinamakan CourtView.

Sebagai manfaat langsung dari penerapan teknologi informasi, putusan Mahkamah Agung Victoria bisa dikirimkan kepada para pihak langsung melalui email selain diunggah di website. Putusan elektronik tersebut akan memuat scan tandatangan hakim dan menggunakan lambang (seal) Mahkamah Agung Victoria. Umumnya dokumen elektronik putusan tersebut sudah dianggap memadai oleh para pihak. Meski para pihak sebenarnya bisa tetap datang ke Mahkamah Agung Victoria untuk mendapatkan salinan manual putusan, namun hal itu jarang sekali dilakukan. Hanya terpidana yang tengah menjalani penahanan dan karenanya tidak memiliki akses internet, yang dirasa perlu dikirimi versi manual dari putusan.

Sebenarnya ketergantungan terhadap dokumen manual belum lama ditinggalkan di Victoria. Kecukupan (sufficiency) dan legalitas dokumen elektronik kadang masih dipertanyakan. Namun keberhasilan membangun kepercayaan masyarakat yang tinggi kepada Mahkamah Agung Victoria termasuk tata kelolanya, menjadikan transisi dari penggunaan dokumen manual ke dokumen elektronik tersebut bisa berjalan lebih mulus. Masyarakat dan para pemangku kepentingan percaya bahwa setiap dokumen yang dikeluarkan Mahkamah Agung Victoria adalah dokumen sah dan memiliki kekuatan hukum. Apalagi masyarakat diajak memahami bahwa pendekatan ini jelas menghasilkan efisiensi dalam sistem administrasi peradilan yang terbukti memangkas waktu dan jalur birokrasi bagi para pihak untuk mendapatkan putusannya. Sesuatu yang sangat penting bagi pemenuhan prinsip peradilan yang cepat bagi pencari keadilan.

Selain kepada para pihak, putusan banding juga dikirimkan melalui email kepada hakim yang putusannya diperiksa di tingkat banding, baik yang dikuatkan maupun dibatalkan. Tujuan hal ini dilakukan adalah selain bentuk penghormatan pada hakim yang bersangkutan, juga untuk menghidupkan diskursus mengenai putusan di internal peradilan, di mana hakim yang putusannya dibanding bisa membandingkan dan memetik pelajaran dari bagaimana hakim yang lebih tinggi membuat pertimbangan atas perkara yang sama. Kualitas dan konsistensi putusan di Victoria juga disumbangkan oleh praktek yang baik ini. (Binziad Kadafi)

Magistrate Court of Melbourne, Pengadilan Paling Sibuk di Negara Bagian Victoria

oleh : Binziad Khadafi

Struktur Magistrate Court

Sebagaimana telah dijelaskan di beberapa tulisan sebelum ini, struktur lembaga peradilan di tingkat negara bagian di Australia terdiri dari Mahkamah Agung (Supreme Court), yang merupakan pengadilan lokal tertinggi. Di bawah Supreme Court terdapat County Court, yang mungkin sepadan dengan Pengadilan Tinggi di Indonesia. Di bawah County Court terdapat Magistrate Court yang merupakan tingkat pengadilan paling rendah di negara bagian Victoria.

Magistrate Court di Australia memiliki 114 orang hakim (magistrates), yang tersebar di 11 region di seluruh Victoria (termasuk region Melbourne). Selain para hakim tersebut, terdapat 14 orang acting magistrates yang diangkat, yaitu hakim yang sesungguhnya telah memasuki masa pensiun, namun dianggap masih mampu dan layak untuk ditugaskan sebagai hakim cadangan, terutama ketika pengadilan menghadapi masalah dengan tumpukan perkara.

Setiap hakim ditugaskan di region tertentu untuk umumnya selama 3 tahun. Meski berada di dalam satu struktur, namun masing-masing region dari Magistrate Court dikelola secara otonom. Setiap region Magistrate Court dipimpin oleh seorang hakim koordinator (Region  Coordinating Magistrate). Koordinator tersebut dibantu oleh seorang panitera lokal (Region Registrar) yang bertanggungjawab pada panitera yang mengkoordinasikan kepaniteraan di seluruh Victoria (Regional Registrar).

Yurisdiksi Magistrate Court

Yurisdiksi Magistrate Court adalah perkara pidana dan perdata. Untuk yurisdiksi pidana, perkara yang ditangani Magistrate Court terutama semua perkara pidana ringan, atau perkara pidana yang indictable namun bisa diperiksa dan diputus dengan acara cepat, seperti pencurian atau penyalahgunaan narkotika ringan.

Berdasarkan data statistik, perkara pidana yang paling banyak ditangani Magistrate Court (sesuai peringkatnya) adalah perkara di mana terdakwa mengemudikan kendaraan di jalan tol tanpa izin. Selanjutnya perkara pencurian, kemudian mengemudikan kendaraan dengan kecepatan berlebih, mabuk saat mengemudi, penyerangan secara fisik (assault), menyerobot properti, menimbulkan cedera, hingga kepemilikan narkotika.

Putusan/hukuman yang dikeluarkan oleh Magistrate Court bisa terdiri dari bermacam jenis. Kemungkinan pertama adalah putusan lepas (dismissal); kemudian peringatan (adjourne undertaking); lalu denda (fine); selanjutnya kerja sosial (community correction order); hukuman percobaan (suspended sentence); hingga pidana penjara (imprisonment).

Selain itu Magistrate Court juga menangani perkara pidana yang lebih khusus, dalam hal ini perkara kekerasan di dalam rumah tangga (family violence) atau perkara yang menyangkut keamanan pribadi seseorang (personal safety). Biasanya untuk perkara-perkara ini, selain putusan, Magistrate Court juga mengeluarkan perintah pengadilan (intervention order) yang tujuannya untuk membantu melindungi korban dari kekerasan lebih lanjut. Kebutuhan para korban pun coba dipenuhi oleh Magistrate Court melalui Victim of Crime Assistance Tribunal (VoCAT). Tribunal ini membantu para korban kekerasan untuk terbebas dan pulih dari dampak kekerasan yang dialaminya. Perintah yang dikeluarkan oleh Tribunal ini bisa bermacam-macam, seperti konsultasi dengan psikolog, atau menjalani program pelatihan tertentu.

Ada beberapa yurisdiksi khusus lainnya dalam Magistrate Court, yang mungkin di Indonesia bisa disamakan dengan pengadilan khusus. Seperti misalnya Koori Court, yaitu pengadilan yang menangani perkara tekait dengan suku Aborigin yang didesain dengan atmosfir lebih informal dari pengadilan biasa. Lalu ada pula NJC (Neighborhood Justice Center) yang sepadan dengan sitting platz di Indonesia, yang menangani sengketa-sengketa di tingkat lokal, namun lengkap dengan layanan mediasi dan intervensi pengadilan bagi penyelesaian masalah (seperti konsultasi psikologi/counselling, perencanaan keuangan/financial planning, dll). Ada pula Assessment & Referral Court (ARC) yang menangani perkara pidana yang melibatkan masalah kejiwaan, seperti pelaku pidana yang memiliki gangguan mental dan harus dirujuk pada penanganan medis ketimbang penjara.

Untuk yurisdiksi perdata, perkara yang ditangani Magistrate Court adalah yang nilai gugatannya secara aktual bernilai di bawah AUD 100.000 (sekitar Rp. 1 milyar di Indonesia). Tidak ada keterangan mengapa nilai tersebut yang digunakan. Pihak Magistrate Court yang ditanyai mengenai alasan di balik nilai tersebut tidak tahu selain merujuk pada UU. Perkara yang umum muncul adalah jaminan kerja, seperti kompensasi terhadap kecelakaan kerja, atau sengketa industrial, misalnya sengketa antara buruh dan perusahaan mengenai fasilitas kerja.

Beban Perkara Tinggi Tidak Menghalangi Kualitas & Konsistensi Putusan

Secara garis besar, Magistrate Court menangani hampir 90 % dari seluruh perkara yang ditangani seluruh pengadilan di Victoria. Pada 2011-2012 saja, Magistrate Court menangani 180.731 perkara pidana, 36.836 perkara perdata, dan 40.556 perkara kekerasan dalam keluarga (family violence) dan keamanan pribadi (personal safety). Perkara yang ditangani Magistrate Court bisa selesai antara 3 menit sampai dengan 144 hari. Namun rata-rata, sebuah perkara (baik perdata maupun pidana) diselesaikan dalam waktu 6 bulan.

Guna mendorong kualitas dan konsistensi putusan, Magistrate Court memiliki program yang mengumpulkan dan mengelola data mengenai putusan guna mendapatkan gambaran umum tren penghukuman yang digunakan para Magistrate. Selain itu pendidikan dan pelatihan hakim, yang sifatnya wajib selama 2-3 hari dalam 1 tahun, juga digunakan sebagai media untuk menanamkan pemahaman tentang pentingnya kualitas dan konsistensi putusan, serta media untuk membahas kecenderungan putusan di antara para hakim.

Karena kualitas dan konsistensi putusan yang terus didorong itulah mengapa hanya 10%-15% putusan Magistrate Court yang diajukan banding. Hal ini tentu menunjukkan kepuasan pencari keadilan atas putusan Magistrate Court. Apalagi mengingat putusan yang dihasilkan Magistrate Court mulai diarahkan pada konsep solution focused judging (putusan yang berfokus pada penyelesaian masalah).

Akrab dengan Teknologi

Seperti halnya pengadilan lain di Australia, yang menggunakan teknologi informasi sebagai media untuk melakukan inovasi terhadap cara kerja pengadilan, Magistrate Court juga tidak lepas dari sentuhan teknologi. Di Magistrate Court telah diterapkan sistem administrasi peradilan yang dinamakan electroning filing system. Para pengacara dapat berkomunikasi melalui sistem tersebut terutama untuk mendapatkan jadwal persidangan yang pasti, mengajukan permohonan untuk menggunakan fasilitas videolink di persidangan (semacam teleconference untuk perkara-perkara di mana saksi harus dilindungi atau pihak-pihak yang didengar berada di lokasi yang jauh dari pengadilan), permintaan terhadap peringatan pengadilan (adjournment), dan lain-lain. Magistrate Court menjamin sepenuhnya bahwa berbagai permintaan yang diajukan melalui elctronic filing system tersebut akan direspon secara tepat waktu.

Teknologi juga digunakan secara optimal di ruang pengadilan. Dalam memimpin persidangan, hakim dilengkapi oleh sebuah sistem di mana mereka dapat menginput seluruh informasi yang relevan termasuk hukuman yang dijatuhkan, lalu sistem tersebut akan mengantarkan mereka pada sebuah form (template) ringkasan putusan yang bisa segera dicetak melalui sebuah printer yang terkoneksi. Ringkasan putusan inilah yang bisa segera diberikan hakim kepada para pihak. Adapun putusan lengkapnya sendiri, harus dibuat hakim dalam waktu 3 bulan sesudahnya.

Di ruang sidang juga terdapat alat rekam (digital audio recording) yang merekam seluruh percakapan dalam proses yang terjadi di ruang sidang. Alat ini dioperasikan oleh seorang petugas ruang sidang (court clerk) di mana hasil rekamannya harus disimpan (menurut UU) selama 1 tahun. Tujuan perekaman sidang ini adalah untuk menyediakan dokuemntasi yang lengkap mengenai proses persidangan, yang tentu saja bermanfaat dalam menjaga integritas proses persidangan, yang setiap saat bisa jadi rujukan para pihak atau bahkan hakim ketika ada yang mempertanyakan persidangan tersebut.

Para pihak dapat meminta salinan rekaman tersebut dari pengadilan dengan membayar AUD 55 untuk setiap rekaman per-hari sidang. Transkrip atas rekaman tersebut tidak disediakan, jadi hanya berupa audio. Namun untuk perkara pidana yang serius, yang akan dirujuk ke pengadilan yang lebih tingi (committal cases), transkrip umumnya dibuat oleh pengadilan.

Selain itu dikenal pula supression order, yaitu perintah pengadilan untuk menjaga kerahasiaan transkrip persidanagn untuk perkara-perkara tertentu yang sangat khusus (umumnya yang melibatkan perlindungan saksi). Rekaman tersebut baru bisa dibuka dan diberikan pada para pihak jika ada perintah hakim yang mengizinkannya setelah mempertimbangkan antisipasi risikonya. (Binziad Kadafi)

Tata Kelola Pengadilan Federal Australia

oleh : Binziad Khadafi

Sistem Peradilan Australia

Sistem peradilan di Australia cukup rumit, dan itu biasa bagi negara yang berbentuk federasi, seperti halnya Amerika Serikat. Ada pemisahan yang cukup tegas antara sistem di tingkat federal (pemerintahan pusat, atau di Australia disebut sebagai commonwealth) dan di tingkat negara bagian (pemerintahan regional, yang lazim disebut sebagai state terrritory). Meski terpisah, namun terdapat satu lembaga peradilan di level nasional yang mengatasi sekaligus menarik garis pemersatu antara kedua sistem tersebut, yaitu Mahkamah Agung (yang uniknya, di Australia disebut sebagai High Court, bukan Supreme Court). Umumnya hanya perkara hukum terpilih, yang punya implikasi terhadap prinsip-prinsip hukum dasar, yang bisa berujung ke High Court.

Di negara bagian sendiri, lembaga peradilan tertingginya adalah Supreme Court. Di bawahnya terdapat intermediate court, yang secara resmi dinamakan County/District Court. Di bawahnya lagi terdapat Magistrate Court. Di sini pengadilan memeriksa dan memutus semua perkara yang diatur dengan hukum negara bagian, yang bisa berupa perkara perdata, pidana, dan lainnya.

Adapun di tingkat federal, terdapat Pengadilan Federal Australia (Federal Court of Australia) yang menangani perkara-perkara perdata berskala nasional, dan Pengadilan Keluarga Australia (Family Court of Australia) yang menangani perkara-perkara hukum keluarga. Di bawah keduanya terdapat Federal Magistrate Court yang dalam waktu dekat akan diubah namanya menjadi Federal Circuit Court. Karena program magang ini diselenggarakan antara Mahkamah Agung RI dengan Pengadilan Federal, maka ulasan dalam tulisan ini akan berfokus pada struktur Pengadilan Federal.

Struktur Pengadilan Federal Australia

Pengadilan Federal dibentuk melalui Federal Court of Australia Act 1976. Pengadilan ini dipimpin oleh seorang Ketua (Chief Justice), yang mengkoordinasikan para hakim. Dalam menjalankan tugas konstitusionalnya, Ketua dan hakim Pengadilan Federal dibantu oleh seorang Principal Registrar, yaitu semacam panitera utama yang juga berperan sebagai CEO (chief executive officer), dan seorang District Registrar di setiap negara bagian. Saat ini Principal Registrar Pengadilan Federal dijabat oleh Warwick Soden, sementara District Registrar Victoria misalnya (negara bagian di mana kota Melbourne berada) dijabat oleh Sia Lagos.

Meski semua keputusan kelembagaan harus diambil oleh Ketua Pengadilan Federal dan difasilitasi pelaksanaannya secara administrasi oleh Principal Registrar, namun para hakim Pengadilan Federal juga memiliki peran yang sangat kuat dalam proses pembentukannya. Peran itu dijalankan para hakim melalui berbagai komite yang bertanggungjawab atas agenda atau isu tertentu. Misalnya terdapat komite yang diketuai salah seorang hakim yang bertanggungjawab atas kebijakan dan perencanaan pengadilan (Policy & Planning Committee). Hakim Peter Gray misalnya, yang mendampingi peserta magang sepanjang program magang Oktober 2012 ini, cukup lama mengetuai Bargain Enterprise Committee, yaitu komite bertugas membantu Principal Registry dalam menegosiasikan gaji dan fasilitas kerja bagi pegawai Pengadilan Federal. 

Para ketua komite ditunjuk dan diangkat oleh Ketua Pengadilan Federal, begitu halnya para anggota komite yang terdiri dari para hakim dan pejabat kepaniteraan. Posisi ketua dan keanggotaan komite bisa berpindah dari waktu ke waktu, tergantung kebutuhan dan tergantung pula pada preferensi hakim yang bersangkutan. Berdasarkan Federal Court of Australia Act 1976, Ketua Pengadilan Federal memang bertanggungjawab untuk memastikan administrasi peradilan berjalan dengan baik, dan untuk itu menentukan struktur pengadilan yang diperlukan. Kewenangan Ketua Pengadilan membentuk berbagai komite ada di bawah tanggungjawab ini.

Adapun di tingkat operasional, Principal Registrar selain dibantu oleh para District Registrar, juga dibantu oleh berbagai satuan kerja lainnya. Merekalah yang di lapangan harus melaksanakan segala keputusan dan arahan yang diberikan oleh Ketua Pengadilan Federal dan para ketua komite. Satuan kerja tersebut terdiri dari Divisi Keuangan, Divisi SDM, Divisi Layanan Informasi dan Perpustakaan, Divisi Layanan Teknologi, serta Divisi Properti dan Fasilitas.

Rapat Pleno Hakim, Court Rules, dan Practice Notes

Selain melalui komite, para hakim Pengadilan Federal juga berkontribusi terhadap jalannya roda organisasi melalui rapat pleno hakim yang diselenggarakan 2 kali dalam 1 tahun, yaitu di akhir Maret dan akhir Agustus. Biasanya rapat bertempat di kota-kota yang mudah dijangkau demi alasan efisiensi. Rapat hakim khusus di luar itu juga bisa diadakan untuk membahas isu-isu spesifik yang urgen. Untuk rapat khusus ini, lokasi selama ini adalah Adelaide karena letaknya paling strategis untuk mengumpulkan hakim dari seluruh penjuru Australia.

Berbagai agenda dan masalah kelembagaan dibahas di rapat tersebut, untuk diolah menjadi rekomendasi sebagai dasar bagi Ketua Pengadilan Federal dalam mengambil keputusan. Di sana dibahas soal kebijakan nasional yang potensial berpengaruh terhadap kerja pengadilan seperti mekanisme penanganan komplain terhadap hakim yang baru diperkenalkan di tingkat federal, atau soal amandemen UU pensiun hakim, juga rencana kebijakan nasional mengenai siaran langsung (live streaming) atas penyelenggaraan sidang pengadilan.

Hal-hal seputar fungsi pokok Pengadilan Federal juga diulas di dalam rapat. Selain soal perkara banding, juga soal peraturan-peraturan (rules) pengadilan, dan pedoman praktek (practice notes) yang akan dikeluarkan pengadilan. Rules dan pratice notes biasanya dihasilkan dalam rapat pleno hakim ini. Rules dan practice notes adalah pedoman yang dikeluarkan pengadilan untuk melengkapi UU, mengisi kekosongan hukum acara, yang diarahkan terutama pada profesi hukum.

Practice notes paling banyak memberi arahan soal manajemen perkara dan berbagai formulir pengadilan. Practice notes yang paling luas dikenal barangkali pedoman mengenai bagaimana dokumen pengadilan harus dibuat, yang mengatur soal ukuran halaman, ukuran huruf dan paragraf, yang mengikat tidak hanya hakim dan staf pengadilan, tetapi juga para pengacara. Practice notes dikeluarkan oleh Ketua Pengadilan Federal berdasarkan masukan para hakim. Yang membedakan practice notes dari rules adalah urgensi materinya. Jika materinya sangat penting, suatu pedoman harus dikeluarkan dalam bentuk court rules.

Tidak kalah penting, berbagai masalah administrasi kelembagaan juga dibicarakan para hakim di rapat pleno hakim. Seperti soal pengangkatan dan pensiun hakim maupun staf-staf kunci pengadilan, pengelolaan keuangan, pelatihan hakim dan staf, dan lain-lain. Di rapat ini biasanya para hakim akan mendengarkan laporan yang disampaikan oleh Ketua Pengadilan Federal dan para ketua komite mengenai pelaksanaan tugas dan tanggungjawab mereka. Bahkan laporan akuntabilitas perjalanan dinas ke luar negeri yang dilakukan para hakim dan pejabat Pengadilan Federal juga disampaikan di sini.

Semua hal yang dibahas di rapat pleno lalu dibuatkan kesimpulannya oleh Ketua dan Principal Registrar. Apa saja isu-isu kunci yang diputuskan, bagaimana rencana implementasinya, pertimbangan waktu, implikasi finansial, sampai ke kebijakan yang harus mengikutinya, disimpulkan ke dalam sebuah laporan. Laporan ini lalu biasanya disarikan ke dalam bentuk newsletter yang diedarkan di antara para hakim Pengadilan Federal di seluruh Australia. Ulasan singkat mengenai program magang staf MA RI juga dimuat dalam newsletter terbitan terakhir, sebagai bentuk akuntabilitas dari penyelenggaraannya (Binziad Kadafi)