JAKARTA | (1/12) - Direktorat Hukum dan Perjanjian Sosial Budaya Kemlu dan Kepaniteraan MA menggelar diskusi kelompok terfokus membahas peluang integrasi sistem rogatory online monitoring yang dimiliki Kemlu dengan sistem informasi yang dimiliki MA, Kamis (25/11), pekan lalu di Kota Depok. Diskusi ini diikuti oleh tim pengelola surat rogatory dan bantuan penyampaian dokumen ke luar negeri dari kedua instansi. Gagasan integrasi kedua sistem informasi merupakan komitmen bersama untuk meningkatkan kemudahan pengelolaan dokumen yang dikirim ke luar negeri, khususnya kemudahan pelacakan proses penanganan dokumen oleh pengadilan. Ide integrasi sistem telah sejak lama dilontarkan dalam setiap rapat koordinasi.
Saat ini penelusuran informasi penanganan penyampaian dokumen ke luar negeri tersedia dalam situs web https://rogatori.kemlu.go.id. Sistem ini dikelola oleh internal Direktorat Hukum dan Sosial Budaya, Kemlu. Sementara itu, dari sisi Mahkamah Agung sistem informasi yang digunakan untuk memproses administrasi penyampaian dokumen ke luar negeri adalah aplikasi Direktori Putusan. Sistem Direktori Putusan menyediakan layanan untuk menghitung taksiran biaya penyampaian dokumen dari pengadilan Indonesia ke pengadilan asing dan layanan untuk membuat rekening virtual untuk tujuan pembayaran biaya penyampaian dokumen.
Selain isu integrasi sistem, dalam diskusi juga mengemuka gagasan penyampaian dokumen panggilan/pemberitahuan berbasis dokumen elektronik. Gagasan ini disampaikan oleh Tim Kepaniteraan MA untuk menyempurnakan ekosistem sistem peradilan elektronik yang mulai tumbuh dan berkembang di Indonesia. Tim Kemenlu menyambut positif usulan ini, dan akan ditindaklanjuti dengan pemetaan negara-negara yang sistem hukumnya telah mengakomodir penggunaan dokumen elektronik.
Merujuk kedua gagasan tersebut, dalam diskusi dikemukakan rancangan prinsip kerja penyampaian dokumen pemberitahuan/panggilan kepada pihak yang berada di luar negeri, sebagai berikut:
- Pengadilan seluruh dokumen elektronik kelengkapan berkas penyampaian panggilan/pemberitahuan ke luar negeri pada aplikasi yang disediakan oleh MA;
- Upload dokumen elektronik tersebut diunggah pada form pembuatan virtual account;
- Dalam form generator rekening virtual tersebut, juga tersedia menu untuk mengukur kecukupan waktu penyampaian penggilan yang diperoleh melalui selisih antara tanggal sidang dengan tanggal surat pengantar (atau parameter lain);
- Form isian virtual account juga memuat informasi yang dapat langsung di-generate menjadi form standar
- Aplikasi direktori putusan menerbitkan barcode yang dilekatkan pada surat pengantar Panitera Pengadilan yang ditujukan kepada Panitera MA. Barcode ini diperlukan sebagai jembatan antara berkas fisik dan dokumen elektronik
- Tim Kepaniteraan MA meneliti kelengkapan dokumen. Proses meneliti kelengkapan dokumen dilakukan setelah berkas fisik diterima, kecuali bagi negara yang telah mengakomodir dokumen elektronik. Apabila ada berkas yang tidak memenuhi syarat kelengkapan terdapat notifikasi yang disampaikan kepada pengadilan dan/atau jurusita yang terkait;
- Berkas yang telah dinyatakan lengkap disampaikan kepada Kementerian Luar Negeri melalui komunikasi data antara aplikasi MA dengan aplikasi ROM;
- Sistem ROM memberikan notifikasi kepada Mahkamah Agung mengenai semua tahapan proses penyampaian dokumen. Notifikasi ini juga disampaikan kepada pengadilan pengaju;
- Sistem tracking dokumen pada PT Pos Indonesia diharapkan juga bisa terintegrasi pada sistem ini.
Terkait dengan proses permintaan bantuan penyampaian panggilan/pemberitahuan dari pengadilan asing, juga disepakati disampaikan melalui aplikasi yang terintegrasi. Kementerian Luar Negeri melalui aplikasi ROM menyampaikan surat beserta dokumen lampiran kepada MA melalui aplikasi MA. Tim MA yang mendapatkan notifikasi meneliti kelengkapan dokumen. Jika dokumen telah lengkap, permintaan panggilan diteruskan kepada pengadilan tingkat pertama terkait. Pengadilan mengupload relas/tanda terima melalui aplikasi MA untuk kemudian diteruskan kepada Kemenlu.
“Gagasan integrasi aplikasi MA dan Kemlu akan terus dimatangkan dengan harapan semester pertama tahun depan akan dapat terimplementasi”, pungkas Koordinator Data dan Informasi Kepaniteraan MA.