JAKARTA | (21/01) - Kementerian Luar Negeri dan Mahkamah Agung kembali menggelar rapat diskusi sebagai upaya konkret penyempurnaan pelaksanaan layanan rogatori ke Jerman. Rapat yang diinisiasi Direktur Jenderal Protokol dan Konsuler Kementerian Luar Negeri dan dihadiri oleh Pejabat Fungsi Protokol dan Konsuler KBRI Berlin, narasumber dari Kementerian Luar Negeri, serta Tim Rogatori Kepaniteraan Mahkamah Agung dilaksanakan di Gedung Protokol dan Konsuler Lantai 4 Kementerian Luar Negeri tersebut merupakan tindak lanjut atas evaluasi pelaksanaan layanan rogatori secara elektronik yang telah berjalan sejak April 2025.

Kegiatan ini dilatarbelakangi oleh hasil penandatanganan Perjanjian Kerja Sama (PKS) turunan Nota Kesepahaman antara Kementerian Luar Negeri dan Mahkamah Agung mengenai penanganan permintaan bantuan teknis hukum dalam perkara perdata lintas negara (layanan rogatori), yang ditandatangani pada 16 Februari 2023. Berdasarkan kesepakatan tersebut, pelaksanaan layanan rogatori dilakukan secara elektronik melalui shared application programming interface (API) menggunakan Dashboard Jasa Kekonsuleran milik Direktorat Konsuler Kementerian Luar Negeri (jasakekonsuleran.kemlu.go.id).

Seiring dengan implementasi layanan tersebut, Kemlu dan Mahkamah Agung mencatat sejumlah kendala dalam pelaksanaannya, khususnya dalam penanganan permintaan bantuan hukum dengan pihak berwenang di Jerman.

Inilah yang Harus Diperhatikan untuk Pengiriman Rogatori ke Jerman

Terdapat dua hal krusial yang harus menjadi perhatian bagi setiap pengadilan dalam mengajukan permohonan rogatori ke Jerman, yaitu:

1.     Penyampaian dokumen asli (original copy) dengan tanda tangan basah serta terjemahan resmi ke dalam Bahasa Jerman atas seluruh dokumen rogatori, termasuk surat pengantar dari pengadilan tingkat pertama dan Mahkamah Agung.

2.     Permohonan rogatori sebaiknya diajukan paling singkat 6 (enam) bulan sebelum jadwal persidangan, guna menjamin efektivitas penyampaian panggilan sidang dan meminimalkan risiko penolakan.

Ketentuan lengkap mengenai persyaratan berbagai negara untuk diperhatikan dalam menyampaian dokumen dari Pengadilan Indonesia ke Pengadilan Asing dapat diakses pada link berikut: https://kepaniteraan.mahkamahagung.go.id/surat-rogatori/ketentuan-negara-asing

Seluruh Dokumen Rogatori (Termasuk Surat Pengantar Pengadilan Tingkat Pertama dan MA Indonesia) untuk Diterjemahkan ke Dalam Bahasa Jerman

Pejabat Fungsi Protokol dan Konsuler KBRI Berlin, Juliartha Nugraheny Pardede, dalam kesempatan tersebut menegaskan bahwa pelaksanaan layanan rogatori ke Jerman pada prinsipnya harus mematuhi dan memperhatikan ketentuan hukum negara setempat. Ia menjelaskan bahwa meskipun pemeriksaan awal kelengkapan berkas dapat dilakukan secara digital atau elektronik, dokumen asli tetap wajib dikirimkan secara fisik oleh pengadilan negeri masing-masing di bawah Mahkamah Agung. Dalam praktiknya, masih kerap terjadi penolakan terhadap permohonan rogatori akibat ketidaklengkapan dokumen, khususnya terkait persyaratan original copy dan kewajiban penerjemahan ke dalam Bahasa Jerman. Otoritas setempat, lanjutnya, juga mensyaratkan dokumen fisik dengan tanda tangan basah dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Jerman guna menjamin keabsahan dokumen.

Lebih lanjut disampaikan bahwa Jerman hingga saat ini masih sangat mengandalkan dokumen fisik dalam proses administrasi bantuan hukum internasional, mengingat kuatnya penekanan pada jaminan keaslian dokumen. Meskipun secara kuantitas permohonan bantuan panggilan sidang dari Indonesia tidak tergolong banyak, setiap permohonan tetap berpotensi mengalami penolakan apabila tidak memenuhi ketentuan formal yang berlaku di Jerman.

“Kami di KBRI Berlin tetap membutuhkan dokumen asli yang disampaikan secara fisik untuk diteruskan kepada otoritas setempat, karena sistem di Jerman masih sangat konvensional dan mengandalkan dokumen fisik sebagai jaminan keaslian. Setiap permohonan yang tidak memenuhi persyaratan, terutama terkait dokumen asli dan terjemahan Bahasa Jerman, sangat berpotensi untuk ditolak,” ujar Juliartha.

Menanggapi kendala yang berkaitan dengan kelengkapan dokumen asli dan kewajiban penerjemahan ke dalam Bahasa Jerman, Tim Rogatori Mahkamah Agung yang diwakili oleh Hakim Yustisial, Dewa Gede Giri Santosa, menyampaikan bahwa Mahkamah Agung akan melakukan pembaruan informasi dan sosialisasi melalui laman resmi Kepaniteraan Mahkamah Agung. Langkah tersebut dilakukan agar seluruh pengadilan pengaju dapat memahami secara utuh persyaratan dan ketentuan yang harus dipenuhi dalam pengiriman permohonan rogatori ke Jerman, sehingga proses penyampaian bantuan teknis hukum dapat berjalan lebih efektif dan sesuai dengan ketentuan negara setempat.

Dokumen Asli (Original Copy) Diterima Minimal 3 Bulan Sebelum Jadwal Sidang

Lebih lanjut dibahas mengenai aspek jangka waktu penyampaian panggilan sidang melalui mekanisme rogatori ke Jerman. Dalam forum tersebut disampaikan bahwa proses penyampaian panggilan sidang melalui Kementerian Luar Negeri dan otoritas setempat di Jerman pada umumnya membutuhkan waktu paling singkat 3 (tiga) bulan. Proses tersebut seluruhnya dilakukan secara formal melalui mekanisme penjadwalan (appointment) dan korespondensi surat-menyurat. Oleh karena itu, permohonan seperti misalnya panggilan sidang dengan tenggat waktu di bawah tiga bulan juga pada praktiknya yang dihadapi sering mendapat penolakan.

Sehubungan dengan hal tersebut, KBRI Berlin menegaskan perlunya pengajuan permohonan dengan memperhitungkan jangka waktu minimal yang memadai. Untuk memastikan efektivitas penyampaian panggilan sidang, disarankan agar terdapat rentang waktu yang cukup antara penerimaan dokumen dan jadwal persidangan, sehingga proses tidak melampaui batas waktu 3 (tiga) bulan yang dipersyaratkan oleh otoritas setempat.

Menanggapi hal tersebut, Arif Fadhilah, Penelaah Rogatori pada Kepaniteraan Mahkamah Agung, menyampaikan bahwa Mahkamah Agung akan menyampaikan kepada seluruh pengadilan pengaju agar pengajuan permohonan panggilan sidang melalui rogatori dilakukan dengan memperhitungkan jangka waktu yang lebih longgar, yakni paling singkat 6 (enam) bulan sebelum jadwal persidangan, guna meminimalkan risiko penolakan dan memastikan kelancaran proses bantuan teknis hukum lintas negara.

Dengan memperhatikan pemenuhan kelengkapan dokumen asli beserta terjemahan Bahasa Jerman serta perencanaan jangka waktu pengajuan yang memadai, diharapkan seluruh pengadilan pengaju dapat mengajukan permohonan rogatori ke Jerman secara lebih tertib, efektif, dan sesuai dengan ketentuan hukum negara setempat, sehingga proses bantuan teknis hukum lintas negara dapat berjalan lancar tanpa kendala penolakan administratif. (AIR)