Penataan Ulang Proses Penerimaan/Pengiriman Berkas Perkara di Mahkamah Agung

Penataan ulang proses (business process reengineering) manajemen perkara di Mahkamah Agung merupakan bagian penting dalam pembaruan peradilan. Salah satu kebijakan yang lahir dari kerangka business process reengineering adalah penyederhanaan administrasi dan birokrasi penerimaan berkas  perkara di Mahkamah Agung.  Penyederhanaan proses manajemen perkara bertujuan meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengelolaan perkara di Mahkamah Agung dan memudahkan publik dalam pengurusan birokrasi pengadilan, khususnya terkait dengan pemenuhan hak dan kewajiban para pihak. Kedua hal ini akan berdampak positif terhadap peningkatan kinerja dan persepsi publik terhadap lembaga peradilan.

Pelimpahan Wewenang Penerimaan dan Penelaahan Berkas

Mahkamah Agung pada akhir tahun 2019,  menerbitkan Surat Keputusan Ketua  Mahkamah Agung Nomor 243/KMA/SK/XI/2019 tanggal 27 November 2019 tentang  Pelimpahan Wewenang Penerimaan dan Penelaahan Berkas Perkara Kasasi, Peninjauan Kembali, Grasi, dan Hak Uji Materiil kepada Kepaniteraan Mahkamah Agung. Surat Keputusan ini berlaku mulai tanggal 1 Januari 2020.  Materi muatan pokok dari Surat Keputusan Ketua Mahkamah Agung ini adalah penataan ulang proses birokrasi penerimaan dan penelaahan berkas dari yang semula ditangani oleh tiga unit eselon 1 Mahkamah Agung menjadi hanya ditangani oleh 1 unit kerja  Kepaniteraan Mahkamah Agung, yaitu  sebagai berikut.  Pertama, kewenangan penerimaan berkas perkara  yang semula berada di Biro Umum Badan Urusan Administrasi Mahkamah Agung dilimpahkan kepada bagian tata usaha pada Sekretariat Kepaniteraan Mahkamah Agung. Kedua, kewenangan penelaahan kelengkapan berkas perkara yang semula berada di direktorat pranata dan tatalaksana perkara pada 3 (tiga) direktorat jenderal badan peradilan dialihkan  kepada kepaniteraan muda perkara Mahkamah Agung.

Kepaniteraan Mahkamah Agung merespons kebijakan pelimpahan kewenangan penerimaan berkas dengan menerbitkan Surat Panitera Mahkamah Agung  Nomor 213/PAN/PP.01.3/01/2020 tanggal 31 Januari 2020 dan Surat Nomor 352/PAN/OT.01.3/2/2020 tanggal 13 Februari 2020.  Kedua surat tersebut mengatur penataan ulang proses prosedur pengiriman  berkas ke Mahkamah Agung,  yaitu sebagai berikut.

• Pengiriman berkas upaya hukum dari pengadilan tingkat pertama ke Mahkamah Agung yang semula ditujukkan kepada Ketua Mahkamah Agung c.q direktur pranata dan tatalaksana perkara, berubah menjadi ditujukan kepada Panitera Mahkamah Agung RI PO BOX 212 Jakarta Pusat 10000. Kebijakan ini  berlaku mulai tanggal 3 Februari 2020.
• Penggunaan alamat PO BOX 212 Jakarta Pusat 10000 selain untuk tujuan pengiriman berkas upaya hukum, dapat juga digunakan untuk pengiriman dokumen lain sepanjang berkaitan dengan proses upaya hukum di Mahkamah Agung, antara lain: laporan adanya kasasi untuk perkara pidana yang terdakwanya ditahan, permohonan pembetulan redaksional putusan (renvoi), tambahan memori/kontra memori, pengiriman penetapan perkara tidak memenuhi syarat formal (SEMA 8 Tahun 2011), dan pencabutan permohonan  upaya hukum.

Penggunaan Stiker Warna pada Amplop Berkas sebagai Pembeda Jenis Perkara

Penerimaan berkas perkara upaya hukum dilakukan secara satu pintu oleh bagian tata usaha Kepaniteraan Mahkamah Agung.  Kewenangan petugas penerima berkas perkara hanya mencatat informasi  yang tertera pada amplop berkas yaitu data asal pengadilan dan jenis perkara. Penerima berkas tidak diperkenankan membuka amplop berkas perkara. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, Kepaniteraan Mahkamah Agung telah mengembangkan Sistem Informasi  Administrasi Perkara Mahkamah Agung (SIAP-MA)  dengan menyediakan fitur pemindai barcode untuk mengotomasi proses agenda penerimaan berkas dan menampilkan informasi perkara yang diajukan upaya hukum.  Informasi asal pengadilan dan jenis perkara yang diperolah dari proses pengagendaan berkas  menjadi dasar untuk mendistribusikan berkas perkara kepada 7 (tujuh)  kepaniteraan muda perkara guna dilakukan penelaahan kelengkapan dan pemilahan berkas.

Berkas perkara yang berasal dari pengadilan negeri sesuai dengan jenis perkaranya akan didistribusikan kepada  kepaniteraan muda perkara perdata, kepaniteraan muda perkara perdata khusus, kepaniteraan muda perkara pidana, atau kepaniteraan muda perkara pidana khusus. Berkas dari  pengadilan agama atau mahkamah syar’iyah didistribusikan kepada  kepaniteraan muda perkara perdata agama. berkas dari pengadilan militer didistribusikan kepada kepaniteraan muda  perkara pidana militer dan berkas perkara dari  pengadilan  tata usaha negara didistribusikan kepada kepaniteraan muda perkara tata usaha negara.

Proses distribusi berkas perkara dari unit penerima ke unit penelaah dapat terkendala ketika informasi jenis perkara tidak dicantumkan, khususnya untuk perkara pidana dan perdata yang berasal dari pengadilan  negeri.  Untuk mengatasi hambatan ini,  Kepaniteraan Mahkamah Agung menerbitkan kebijakan penggunaan stiker warna berdasarkan jenis perkara yang ditempelkan pada amplop berkas. Kebijakan ini dimuat dalam surat Panitera Mahkamah Agung Nomor 352/PAN/OT.01.3/2/2020 tanggal 13 Februari 2020. Dengan adanya  stiker warna yang menjadi penanda berkas, petugas penerima berkas secara visual dapat dengan mudah mengelompokkan berkas perkara berdasarkan asal pengadilan dan jenis perkara.  Surat Panitera tersebut dilampirkan pula model amplop berkas dengan pembeda warna berdasarkan jenis perkara. 

Pengaturan Prosedur Pengiriman Berkas ke Mahkamah Agung dalam Keadaan Khusus

Moda transportasi antar wilayah sempat berhenti beroperasi pada awal mewabahnya Covid-19. Kondisi ini mengakibatkan penyedia jasa pengiriman dokumen di sejumlah daerah menghentikan sementara layanannya.  Beberapa pengadilan tingkat pertama  melaporkan  kesulitan mengirimkan berkas perkara kasasi/peninjauan kembali ke Mahkamah Agung.  Merespons kondisi ini, Kepaniteraan Mahkamah Agung menerbitkan surat Panitera Mahkamah Agung Nomor 1017 /PAN/OT.01.3/6/2020  tanggal  25  Juni 2020 perihal  petunjuk pengiriman berkas pada kondisi darurat. Beberapa poin pokok surat Panitera MA tersebut adalah sebagai berikut.

• Apabila karena keadaan darurat (misalnya situasi pandemi Covid-19) berkas perkara kasasi/peninjauan kembali atau dokumen terkait perkara lainnya yang ditujukan kepada Mahkamah Agung tidak                  bisa dikirim  sesuai prosedur yang diatur dalam Surat Panitera Mahkamah Agung Nomor  352/PAN/OT.01.3/2/2020  tanggal 13 Februari 2020 khususnya dalam ketentuan angka 2 huruf (a), maka pengiriman berkas perkara atau dokumen lainnya yang terkait perkara dapat menggunakan jasa pengiriman selain PT. Pos Indonesia yang bersedia memberikan layanan.
• Pengiriman dokumen yang menggunakan jasa pengiriman selain PT Pos Indonesia tidak dikirim ke alamat “Panitera Mahkamah Agung RI PO BOX 212 Jakarta Pusat 10000”, akan tetapi dikirim kepada “Panitera Mahkamah Agung RI, Jalan Medan Merdeka Utara Nomor 9-13 Jakarta Pusat”. Untuk memudahkan identifikasi dokumen agar dalam sampul amplop diberi keterangan “Berkas Perkara Kasasi/Peninjauan Kembali”.
• Apabila di suatu tempat tidak ada satupun penyedia jasa pengiriman dokumen yang beroperasi, maka hal tersebut agar dilaporkan secara elektronik kepada kepaniteraan Mahkamah Agung melalui email : Alamat email ini dilindungi dari robot spam. Anda memerlukan Javascript yang aktif untuk melihatnya. cc Alamat email ini dilindungi dari robot spam. Anda memerlukan Javascript yang aktif untuk melihatnya..