Menerapkan e-Court File, FCA Tempuh 8 Langkah Management Perubahan

Melbourne | (05/10) - Meski sudah lama menerapkan layanan pengadilan berbasis elektronik (e-court services), namun benar-benar meninggalkan kertas dalam penanganan perkara adalah benar-benar hal yang baru. Oleh karena itu harus ada strategi manajemen perubahan dalam melakukan peralihan dari paper based ke paperless. Berkaitan dengan hal tersebut, FCA menempuh delapan langkah manajemen perubahan.

Sia Lagos, Panitera FCA Kepaniteraan Victoria, berbagi pengalaman mengenai 8 langkah yang telah ditempuh untuk implementasi electronic court file. Delapan langkah tersebut menurut Sia Lagos harus dilakukan secara berurutan. Inilah kedelapan langkah manajemen perubahan yang telah dilakukan FCA untuk mengimplementasikan e-Court File

Pertama, Memastikan apakah benar-benar perlu dilakukan perubahan. Untuk melakukan perubahan, pertimbangan signifikansi melakukan perubahan harus benar-benar dipertimbangkan dengan matang. Menurut Sia, ini adalah langkah pertama yang harus dilakukan. Pada tahap ini harus dilakukan identifikasi permasalahan yang terjadi atau yang berpotensi terjadi dan peluang dilakukannya perubahan. Dalam konteks pengadilan, alasan pentingnya dilakukan perubahan misalnya banyak tunggakan atau banyak keluhan atas layanan pengadilan.

Melihat dari dekat implementasi ECF di Pengadilan Federal Australia Kepaniteraan Victoria

Kedua, membentuk tim pendukung perubahan yang kuat. Setelah diyakini bahwa perubahan benar-benar perlu dilakukan, langkah berikutnya adalah membentuk tim yang mendukung adanya perubahan. Tim ini harus merupakan sebuah kelompok yang memiliki kekuatan yang cukup untuk mengupayakan perubahan yang meliputi unsur hakim dan aparatur peradilan yang lainnya seperti bagian perencanaan, keuangan dan lainnya. Dalam konteks e-CF di FCA, telah dibentuk ECF Board dan ECF Project Team. Setelah dibentuk tim atau kelompok kerja, yang harus dilakukan berikutnya adalah mendorong kelompok ini untuk bekerja sama sebagai sebuah tim.

Ketiga, merumuskan visi perubahan. Langkah berikutnya setelah terbentuk pokja adalah merumuskan visi perubahan. Langkah ini harus dilakukan untuk membantu secara langsung upaya-upaya perubahan tersebut. Setelah visi terbentuk harus disusun strategi untuk mencapai visi tersebut.

Keempat, mengkomunikasikan visi kepada seluruh aparatur peradilan. Visi yang sudah ditentukan dan strateg untuk mencapainya telah dirumuskan, selanjutnya harus dikomunikasikan. Dalam mengkomunikasikan kedua hal tersebut sedapat mungkin menggunakan berbagai media dan berbagai kesempatan. Karena perubahan akan mengakibatkan cara kerja baru, maka mengajarkan cara baru itu sebaiknya dengan contoh yang dilakukan oleh kelompok kerja yang sudah dibangun di tahap kedua diatas.

Kelima, memberi wewenang kepada yang lain untuk melakukan perubahan sesuai visi. Perubahan adalah “virus” yang harus dilularkan. Agar perubahan dapat mewabah dengan cepat, maka harus banyak agen-agen yang diberikan wewenang untuk melakukan perubahan. Di tahap ini segala sesuatu yang merintangi perubahan harus “disingkirkan”. Perubahan struktur organisasi juga perlu dilakukan jika memang keberadaanya mengganggu pencapaian misi. Agen-agen perubahan yang sudah “dikembang-biakkan” didorong untuk berani menangani risiko dan memberikan gagasan, dan aktivitas non-tradisional.

Keenam, merencanakan dan menyusun program jangka pendek (quick wins). Pada tahap ini, tim perubahan harus menyusun rencana peningkatan kinerja yang memungkinkan. Harus dipastikan rencana tersebut terlaksana, dan segera dilakukan perbaikan jika ada yang menyimpang dari visi. Tidak boleh dilupakan adalah selalu memperkenalkan perubahan kepada staf yang terlibat dalam program peningkatan kinerja, dan memberikan penghargaan kepada yang berhasil.

Ketujuh, mempertahankan kemajuan yang telah didapat dan menghasilkan keberhasilan bidang yang lainnya. Supaya perubahan yang telah menghasilkan perbaikan kinerja dapat dipertahankan maka perlu dilakukan pendekatan oleh sosok yang kredible untuk merubah sistem, struktur, dan kebijakan yang tidak sejalan dengan visi perubahan. Jika dibutuhkan, perlu merekrut pegawai, mempromosikan atau melatih pegawai yang bisa melaksanakan visi perubahan. Yang tidak boleh dilupakan adalah melakukan menguatkan proses perubahan dengan program baru, tema baru dan merubah agen-agen perubahan.

Kedelapan, Melembagakan--program perubahan sebagai-- pendekatan baru. Jika program jangka pendek telah berhasil. Demikian juga duplikasi di bidang lainnya juga telah menunjukkan hasil. Langkah selanjutnya, adalah menjadikan cara tersebut sebagai pendekatan baru. Keberhasilan cara kerja baru ini harus dilembagakan dan harus dikaitkan dengan keberhasilan pengadilan. Untuk memastikan perubahan dapat dijaga kesinambungannya, maka harus dipastikan bahwa proses pembinaan kepemimpinan dan proses suksesi kepemimpinan harus berpihak kepada program-program perubahan. [an]