Mengenal Berbagai Layanan Elektronik Pengadilan Federal Australia

Oleh : Asep Nursobah

Pengadilan Federal Australia sudah lama menjadi pengadilan modern. Sebagai pengadilan modern, maka layanan berbasis elektronik menjadi keniscayaan. Layanan elektronik Pengadilan Federal Australia ini terbagi pada dua, untuk internal dan eksternal. Yang dimaksud internal adalah aparatur pengadilan, sedangkan eksternal adalah pihak berperkara dan publik pada umumnya. Kegiatan magang hakim yustisial Mahkamah Agung yang berlangsung tanggal 28 September s.d 10 Oktober 2014 berkesempatan melihat dari dekat berbagai layanan elektronik tersebut.

Internal

Pengadilan Federal Australia menerapkan berbagai aplikasi elektronik untuk mendukung penanganan perkara yang menjadi kewenangannya. Aplikasi-aplikasi tersebut adalah sebagai berikut:

1. Case Track

Case Track adalah aplikasi manajemen perkara yang mencatat perjalanan perkara dari mulai berkas diterima oleh pengadilan, didistribusikan ke docket para hakim, disidangkan sampai dengan perkara diputus dan salinan putusannya diserahkan kepada pihak. Case Track ini serupa dengan SIPP pada pengadilan negeri ,SIADPA di pengadilan agama atau SIAD TUN dan SIAD MIL di pengadilan tata usaha negara dan militer. Aplikasi Case Track ini mengikuti alur perjalanan berkas dan penggunanya adalah pegawai yang berada di titik yang dilewati oleh alur perkara tersebut. Ketika dilakukan pemeriksaan berkas di ruang sidang, asisten hakim (judge associate) langsung mengupdate status penanganan perkara seperti tanggal putusan, penetapan, atau penundaan sidang. Yang menarik, penasihat hukum bisa mengakses Case Track ini, khusus untuk memantau perkara-perkara dia yang sedang ditangani di pengadilan.

2. Aplikasi Template Putusan

Pengadilan Federal Australia memiliki aplikasi untuk memudahkan penyusunan putusan. Aplikasi ini ditanam di Microsoft Office menggunakan macro sehingga muncul menu baru yaitu judgment. Di menu ini terdapat beberapa sub menu terkait dengan penyusunan putusan. Meski aplikasi ini belum terhubung dengan data base Case Track, aplikasi memudahkan untuk menyusun putusan. Ketika putusan sudah selesai disusun, aplikasi bisa melakukan bookmark kata kunci, undang-undang yang dikutip, putusan-putusan yurisprudensi yang dikutip. Semua bookmark akan ditampilkan di halaman depan sebagai sinopsis putusan. Aplikasi ini juga bisa menggabungkan beberapa pertimbangan hakim menjadi satu putusan. Yang menarik dari aplikasi ini karena ditanam di Microsoft Office sehingga semua orang familier dengan tampilan. Aplikasi ini tidak hanya diinstal di komputer hakim, tetapi seluruh komputer di Pengadilan telah diinstal Microsoft Office hasil kustomisasi.

3. Dokumen Manajemen Sistem

Untuk mengelola dokumen yang digunakan oleh pengadilan, Pengadilan Federal Australia menggunakan aplikasi Microsoft Share Point. Aplikasi ini membantu pengadilan untuk mendistribusikan dokumen yang dikirim oleh pihak kepada para hakim, para associate judge, dan staf pengadilan yang terkait dengan pemeriksaan berkas. Aplikasi Dokumen Manajemen Sistem ini sangat dibutuhkan oleh pengadilan, terlebih ketika pengadilan sudah mulai menggunakan dokumen elektronik dalam pemeriksaan perkara.

4. Electronic Court File

Aplikasi Electronic Court (ECF) file mulai diterapkan oleh Pengadilan Federal Australia seiring dengan kebijakan pengadilan untuk merubah cara kerja dari paper based ke paperless. ECF ini bersumber dari berkas elektronik yang dikirimkan oleh pihak menggunakan aplikasi untuk eksternal yang disebut dengan e-lodgement. ECF berisi kumpulan berkas perkara elektronik yang sebelumnya berbentuk kertas. Ketika hakim akan memeriksa berkas, dokumen elektronik dari ECF ini dipindahkan ke sub-aplikasi yang disebut dengan Working File. Di Working File, seluruh berkas yang berbentuk PDF dibuka menggunakan aplikasi Adobe PDF Profesional. Dengan aplikasi ini para hakim dapat melakukan highlight bagian-bagian penting, memberi catatan, copy paste ke template putusan, dan lain-lain.

ECF juga digunakan dalam pemeriksaan persidangan. Ketika peserta magang diikutkan dalam persidangan, di meja sidang tidak tersedia kertas. Yang ada hanyalah satu buah laptop dan satu monitor yang cukup besar. Fungsi laptop adalah untuk mencatat hal-hal penting, memberikan komentar, dll. Sedangkan layar monitor adalah untuk membaca dokumen berkas perkara yang sedang disidangkan. Yang tampil di monitor ini adalah dokumen yang berasal dari ECF yang diproyeksikan dari laptop dengan mode display monitor extended. Bekerja dengan dua monitor ini juga dilakukan di setiap ruang kerja hakim.

5. Portal Website

Setelah diberlakukan ECF, maka pengadilan tidak lagi mencetak dokumen pengadilan di kertas, termasuk putusan. Lalu bagaimana Pengadilan Federal Australia menyampaikan dokumen resmi putusan ke para pihak?. Caranya adalah Pengadilan Federal Australia mengunggah putusan ke website pengadilan. Karena publikasi putusan di website ini merupakan pemberitahuan resmi, maka dilakukan sedikit modifikasi dari model publikasi yang telah dilakukan sebelumnya. Modifikasi itu adalah membubuhkan stempel resmi pengadilan di lembar putusannya.

6. e-Trial

e-Trial adalah layanan persidangan elektronik. Saat ini belum semua persidangan dilakukan secara elektronik. Persidangan elektronik hanya diterapkan untuk perkara-perkara niaga yang melibatkan banyak pihak dengan dokumen yang banyak. Persidangan elektronik dilakukan di ruang sidang khusus yang dilengkapi dengan komputer yang jumlahnya disesuaikan dengan pihak. Dalam persidangan elektronik ketika pihak membacakan gugatan melalui ipadnya, misalnya, maka dokumen tersebut juga tampil dilayar hakim. Demikian juga ketika hakim membuka dokumen maka dokumen yang dibuka hakim tersebut juga muncul dilayarnya para pihak. Lalu lintas dokumen yang akan ditampilkan di layar dikendalikan oleh seorang operator. Dalam kegiatan magang tahun 2012, peserta magang diajak untuk melihat persiapan persidangan elektronik. Sepintas ruang sidang lebih menyerupai laboratorium komputer, karena banyaknya komputer yang tersedia di ruang sidang.  e-Trial ini didukung oleh server khusus yang tersedia di belakang ruang sidang.

Lalu apa bedanya dengan ECF?. ECF adalah sistem pengganti dokumen kertas. Alur penanganan perkara tidak mengalami perubahan yang signifikan. Demikian pula persidangan masih dilaksanakan di ruang sidang biasa. Komputer yang digunakan oleh para pihak dan oleh hakim tidak terhubung, namun masing-masing membuka dokumen yang sama.

7. e-Courtroom

e-Courtroom adalah sebuah ruang sidang online yang digunakan oleh para Hakim dan Panitera untuk membantu penanganan dan persidangan perkara di Pengadilan Federal Australia atau Sirkuit Federal Court of Australia (sebelumnya Federal Magistrates Court).  Dengan menggunakan layanan e-Courtroom, pihak yang mengajukan perkara tidak perlu datang ke pengadilan. Demikian pula persidangan dilakukan secara online, sehingga pihak dan hakim tidak berada di ruang sidang.

Perkara yang bisa ditangani oleh e-court room adalah perkara permohonan sepihak  seperti perkara permohonan ganti rugi dalam kepailitan, permohonan panggilan  pemeriksaan. Selain itu  eCourtroom juga dapat digunakan untuk  pemberian petunjuk dan penetapan-penetapan lainnya yang berada dalam ruang lingkup Hukum Federal.

eCourtroom terintegrasi dengan eLodgment,  sehingga pihak yang mengajukan berkas perkara melalui e-lodgment kan terhubung  dengan  eCourtroom dan eLodgment. Selain itu, eCourtroom menyediakan  fasilitas  korespondensi dan pertukaran dokumen yang berhubungan dengan Administrasi perkara. Pihak menyampaikan berkas ke pengadilan, dan pengadilan memberikan penetapan ke para pihak.

Sebuah fasilitas transkrip juga disediakan untuk merekam semua pesan yang  diposting oleh hakim yang memimpin persidangan  dan/atau yang dilakukan oleh  para pihak dalam sistem e-Courtroom. Transkrip ini dapat dilihat oleh publik. Namun, dokumen yang diposting atau diajukan oleh pihak hanya  dapat dilihat oleh petugas pengadilan dan  pihak  yang terkait.

Eksternal

Untuk layanan eksternal, ada beberapa aplikasi yang disediakan Pengadilan Federal Australia, yaitu:

1. e-lodgment

ini adalah aplikasi untuk mengirimkan berkas perkara ke pengadilan. Pengacara atau pihak yang berperkara dapat mengirim berkas perkara ke pengadilan melalui e-lodgment setelah merigistrasikan dirinya di sistem ini. Berkas yang telah dikirim akan diperiksa oleh pengadilan, apakah memenuhi syarat kelengkapan atau persyaratan lainnya yang diatur oleh practice note ketua pengadilan. Jika berkas tidak lengkap, maka pengadilan menuliskan kekurangan-kekurangannya dan akan terkirim ke emailnya pihak yang mengajukan. Melalui aplikasi e-lodgment ini pemohon bisa memberikan informasi bahwa perkara ini adalah penting, perlu waktu segera menyelesaikan, atau dokumen yang bersifat rahasia. Pemohon pun bisa meminta tanggal tertentu untuk dilaksanakan persidangan, meski keputusan nantinya ada di pihak pengadilan.

Setelah berkas diterima, pengadilan akan menentukan biaya yang harus dibayarkan oleh pihak. Pihak dapat membayar menggunakan sistem pembayaran yang sudah disediakan oleh sistem, atau melalui media lain kemudian bukti pembayarannya diunggah ke e-lodgment. Selanjutnya pengadilan akan menentukan kapan persidangan pertama akan dilakukan.

Bagi pihak yang tidak didampingi penasihat hukum dan tidak bisa menggunakan e-lodgment, ia bisa datang ke pengadilan membawa berkas. Di bagian pendaftaran perkara, telah disediakan mesin scanner dan beberapa komputer yang terhubung dengan e-lodgment. Pengadilan Federal Australia telah menunjuk seorang kordinator yang membantu untuk memasukan berkas perkara ke sistem elektronik pengadilan. Petugas ini pun yang akan membantu apabila ada dokumen yang tidak bisa dimasukkan karena kapasitas filenya terlalu besar.

2. Common law Portal

Common Law Portal adalah portal untuk menampilkan seluruh dokumen pengadilan. Semua berkas yang sudah dikirim ke pengadilan bisa dilihat di website ini. Demikian pula produk pengadilan seperti penatapan, putusan, corrigendum putusan, bisa diakses disini.

3. Website Pengadilan

Seperti telah dijelaskan dibagian awal, pengadilan memuat informasi pengadilan di website. Jadwal sidang, putusan, dan lain-lain tersedia di website. [an]