JAKARTA | (11/3/2026) - Panitera MA, Sudharmawatiningsih, menegaskan kembali kewajiban pengadilan untuk menyertakan dokumen elektronik ketika mengajukan permintaan bantuan teknis hukum dalam perkara perdata lintas negara. Hal tersebut termuat dalam Surat Panitera MA Nomor 418/PAN/HK2/3/2026 tanggal 11 Maret 2026 yang ditujukan kepada Ketua Pengadilan Tinggi, Ketua Pengadilan Tinggi Agama, Ketua Pengadilan Negeri dan Ketua Pengadilan Agama di seluruh Indonesia. Panitera MA, dalam suratnya tersebut mengungkapkan data hasil monitoring dan evaluasi yang menunjukkan masih banyak pengadilan yang tidak menyertakan dokumen elektronik.
Menurut Panitera MA, kepatuhan pengadilan menyertakan dokumen elektronik surat rogatori berdampak pada percepatan proses penanganan pengiriman dokumen ke luar negeri. Lebih lanjut, Panitera MA menjelaskan Terhitung mulai 1 Maret 2024, penyampaian bantuan panggilan dan pemberitahuan perkara perdata lintas negara dari pengadilan Indonesia, diawali dengan pengiriman dokumen elektronik berkas yang dipersyaratkan oleh Kepaniteraan Mahkamah Agung kepada Kementerian Luar Negeri melalui sistem informasi yang disediakan oleh Direktorat Jenderal Protokol dan Konsuler. Selanjutnya, Kementerian Luar Negeri akan meneliti kelengkapan berkas dan kesesuaian dengan persyaratan dengan negara tujuan. Setelah dinyatakan lengkap dan memenuhi syarat, Kepaniteraan MA akan mendapatkan notifikasi untuk mengirimkan berkas fisik ke Kantor Perwakilan RI di Luar Negeri.
Dikatakan Panitera MA dalam suratnya tersebut, hasil monitoring dan evaluasi kepatuhan terhadap hal tersebut menunjukan data bahwa masih terdapat pengadilan yang belum menyertakan dokumen. Oleh karena itu, untuk menginput data di Sistem Informasi Kemlu sebagaimana dijelaskan pada angka 1 (satu), Tim Kepaniteraan melakukan digitasi terlebih dahulu.
“Akibat ketidakpatuhan pengiriman dokumen elektronik, proses penanganan permintaan bantuan panggilan ke luar negeri menjadi tidak efisien”, tegas Panitera Mahkamah Agung.
Sehubungan dengan hal tersebut, Panitera MA meminta Ketua Pengadilan untuk memastikan dilaksanakannya ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Surat Panitera Mahkamah Agung Nomor 395/PAN/HK2/2/2024 tanggal 13 Februari 2024.
Sudharmawatiningsih mengingatkan kembali ketentuan yang disampaikan dalam Surat Panitera Mahkamah Agung Nomor 395/PAN/HK2/2/2024 tanggal 13 Februari 2024 perihal Kewajiban Menyertakan Dokumen Elektronik dalam Permohonan Permintaan Bantuan Teknis Hukum dalam Perkara Perdata Lintas Negara. Poin utama yang diatur dalam surat tersebut, kata Panitera MA, adalah sebagai berikut:
Permintaan bantuan teknis hukum dalam perkara perdata lintas negara dari pengadilan Indonesia ke pengadilan asing wajib disertai dokumen elektronik dalam format file PDF, yaitu:
a. Dokumen elektronik form standar permohonan bantuan hukum internasional: penyampaian dokumen, penyampaian pemberitahuan isi putusan, atau penyampaian surat rogatori (sesuai dengan jenis dokumen yang dikirimkan);
b. Dokumen elektronik surat gugatan/permohonan, memori kasasi/peninjauan kembali, dan dokumen pengadilan lainnya yang meliputi dokumen berbahasa Indonesia dan dokumen terjemahannya dalam bahasa yang dipersyaratkan oleh negara tujuan;
Penyertaan dokumen elektronik tersebut dilakukan dengan cara mengunggah melalui form yang disediakan dalam menu pembuatan virtual account (VA Rogatori) pada aplikasi Direktori Putusan Mahkamah Agung;
Untuk efektivitas penyampaian informasi (notifikasi), agar pengadilan mendaftarkan akun surat elektronik pengadilan (pos-el) pada form yang tersedia pada aplikasi sebagaimana tersebut pada angka 2 (dua). Apabila dipandang perlu, pengadilan dapat membuat akun poe-el khusus untuk tujuan penyampaian notifikasi tersebut.
Pengadilan mengirimkan asli dari dokumen sebagaimana dimaksud pada angka 1 huruf a dan b dengan surat pengantar yang ditujukan kepada Panitera Mahkamah Agung disertai bukti bayar biaya penyampaian dokumen (lembar notifikasi transaksi dari bank).
Pada angka 5 surat tersebut, Panitera MA menegaskan bahwa terhitung mulai tanggal 1 April 2026, dalam hal terjadi kekurangan dokumen elektronik, Kepaniteraan Mahkamah Agung tidak akan memprosesnya sampai dengan pengadilan memenuhi kelengkapan berkas elektronik. [an]
