S
Pendekatan Kreatif Mengelola Arsip
Melbourne| Kepeniteraan.online (10/5)
Arsip bisa menjadi persoalan rumit di pengadilan. Jika jumlah arsip yang kian menggunung persoalan yang muncul bukan saja bagaimana arsip itu disimpan, tetapi bagaimana arsip tersebut dengan mudah ditemukan kembali. Belum lagi, pertanyaan bagaimana arsip pengadilan tersimpan dengan aman.
Hari ketiga magang, para peserta program diajak mengunjungi ruang arsip. Arsip FCA tersimpan di lemari besi yang tahan api dan bisa digeser karena menggunakan rel. Untuk fasilitas ini, tidak terlalu surprise karena di Indonesiapun ada beberapa pengadilan yang sudah menggunakan fasilitas ini.
Yang menarik perhatian adalah kombinasi warna dan angka yang ada di “kuping” map berkas. Kombinasi warna dan angka ternyata nomor perkara. Ide ini sangat kreatif. Pertama, dari sisi penempatan di “kuping”. Dengan menuliskan nomor di kuping, identitas nomor perkara bisa terlihat langsung ketika map berkas disimpan di lemari arsip. Hal ini berbeda ketika penomoran dilakukan di cover depan map berkas. Nomor perkara baru akan diketahui ketika berkas diambil dari box, dan proses pencarian berkas pun menjadi dua tahap, yaitu mencari kelompok di lemari dan di box kemudian diambil map berkas dan dipastikan nomornya cocok dengan melihat nomor di cover depan map.
Kreatifitas kedua, kombinasi warna dan nomor. Setiap nomor diwakili oleh warna. Misalnya merah untuk angka 0, hijau untuk angka 1, kuning untuk angka 2, biru untuk angka 3 dan seterusnya. Pendekatan ini disamping memudahkan untuk mencari juga memudahkan untuk mengontrol berkas, termasuk berkas yang salah pengelompokannya. Misalnya untuk kelompok dua ratusan mesti warnanya dimulai dari warna kuning, sehingga jika tiba-tiba terselip warna biru, maka dipastikan map tersebut salah pengelompokannya.
Hal yang pasti adalah sentuhan teknologi informasi pada map berkas. Setiap berkas disertakan barcode yang akan membantu untuk input data dengan case managemen system. [an]
