e-Court File Menjadi Topik Diskusi dalam Pertemuan MA dan FCA

JAKARTA (17/12) - Kelompok Kerja Manajemen Perkara MA RI dan  delegasi dari Federal Court of Australia (FCA) menggelar pertemuan pada hari Selasa (17/12/2003), bertempat di  Ruang Rapat Kamar II, Gedung MA, Jakarta. Pertemuan yang dipimpin oleh Ketua Kamar Perdata, Suwardi, membahas pembaruan manajemen perkara di dua pengadilan. Tema yang mengemuka pada diskusi empat jam tersebut adalah penerapan e-court file (ECF).

ECF menjadi bagian dari proses modernisasi manajemen perkara  baik di MA RI maupun di FCA.  Ide dasar dari ECF ini adalah merubah berkas  perkara pengadilan dari  informasi berbasis kertas menjadi berbasis digital. Di  Indonesia,  inisiatif ECF telah dimulai pada awal tahun 2011 melalui penerbitan SEMA 14 Tahun 2010. Melalui SEMA 14/2010 ini, pengadilan diwajibkan menyertakan dokumen elektronik dalam setiap pengajuan permohonan kasasi dan peninjauan kembali.

Menurut Suwardi, penggunaan file elektronik di MA kini menjadi sebuah tuntuan. Hal ini karena MA menerapkan kebijakan baru dalam memeriksa berkas perkara kasasi dan peninjauan kembali.

“SK KMA 119/2013 telah merubah sistem pemeriksaan berkas kasasi/peninjauan kembali di MA, dari sistem bergiliran menjadi sistem membaca serentak. Sistem baru ini menuntut penggandaan berkas untuk para hakim anggota. Penggandaan yang paling efektif adalah dengan dokumen elektronik”, kata Suwardi.

Dikatakan Ketua Kamar Perdata, jika penggandaan dilakukan secara manual (paper based), maka selain menambah  beban pekerjaan, juga terjadi pemborosan kertas.

“Hakim Agung harus didorong untuk membiasakan diri membaca secara elektronik”, imbuh Suwardi.

Menguatkan pernyataan Ketua Kamar Perdata untuk mendorong penerapan ECF,  Asep Nursobah  memberikan ilustrasi mengenai dampak negatif penggandaan paper based.

“Bayangkan saja, jika satu tahun MA rata-rata menerima 12.000 berkas, dan  rata-rata  berkas bundel B berjumlah 50 halaman, maka  untuk kepentingan membaca  berkas bersama  untuk dua orang anggota majelis, diperlukan 1.200.000 lembar  atau     2.400 rim. Berat satu rim kertas rata-rata  2,27 kg, sehingga per tahunnya MA akan mengkonsumsi  5,4 ton kertas.  Artinya,  MA akan membuang minimal 5,4 ton per tahunnya”, jelas Koordinator Data dan Informasi Kepaniteraan.

Untuk mendukung implementasi ECF, Budi Prasetyo, Hakim Yustisial/Anggota Pokja BPR mengemukakan bahwa MA akan menyempurnakan aturan mengenai kewajiban pengadilan mengirimkan e-dokumen ke MA. Menurut Budi, penyempurnaan SEMA 14/2010 ini meliputi ruang lingkup dokumen elektronik dan media pengiriman.

“Semua dokumen pokok untuk pemeriksaan kasasi, seperti putusan, memori dan kontra memori harus menjadi dokumen wajib dan media pengirimannya harus seragam menggunakan Direktori Putusan”, ungkap Budi.

Perlu Kepemimpinan Kuat

Warwick Sodden, Panitera/CEO FCA, mengapresiasi kemajuan modernisasi manajemen perkara yang dipaparkan oleh Pokja BPR MA. “Seharusnya, yang hadir menyimak presentasi ini adalah delegasi dari MA se Dunia, sehingga bisa belajar bagaimana sebuah proses modernisasi manajemen perkara dilakukan”, ungkap Warwick memuji.

Warwick berbagi pengalaman bagaimana FCA melakukan perubahan dari berkas berbasis kertas ke berkas elektronik.  Menurutnya, perlu kepemimpinan yang kuat dalam mengawal kebijakan Electronic Court File. Hal ini karena penerapan ECF akan memicu terjadi perubahan diberbagai hal. Sebagai sistem baru, ECF akan ditolak oleh beberapa kalangan.

“Perubahan harus dilakukan secara hati-hati , dan setiap pemangku kepentingan diberikan pemahaman yang baik mengenai manfaat penerapan ECF”, ungkap Warwick Sodden.

Ia pun mengingatkan agar MA tetap memberi jalan keluar bagi pemangku kepentingan yang belum siap menggunakan dokumen elektronik.

Selain Warwick, delegasi FCA lainnya yaitu Sia Lagor (Panitera FCA untuk negara bagian Victoria) dan Prof. Tim Lindsey juga memberikan apresiasi terhadap kemajuan pembaruan peradilan di MA.

“Delapan tahun yang lalu, apa yang dicapai hari ini sungguh tidak terbayangkan.Oleh karena itu, MA harus merancang delapan tahun kedepan apa yang semestinya dilakukan”, ujar  Legal Consultant AIPJ yang juga guru besar Melbourne University ini.

Diskusi sangat Dinamis

Dibawah moderator Hakim Agung Suhadi, diskusi berlangsung sangat dinamis. Diawali pemaparan dari Pokja Manajemen Perkara yang diwakili oleh Budi Prasetyo dan Asep Nursobah. Kemudian Warwick Sodden memberikan perspektif pengalaman FCA dalam melakukan pembaruan di sektor yang sama. Salah seorang perta diskusi, Hakim Agung Soltoni Mohdaly,  memberikan testimoni  yang semakin memperjelas bagaimana sistem e-reading dilaksanakan di Mahkamah Agung. [an]