Sambut Arus Masuk e-Dokumen, Kepaniteraan   Adakan Sosialisasi di Lingkungan MA

JAKARTA | (23/7) -  Kewajiban mengirim e-dokumen bagi setiap permohonan kasasi dan peninjauan kembali yang diperintahkan oleh SEMA 1 Tahun 2014 mulai dilaksanakan oleh pengadilan. Setiap hari, selalu ada notifikasi dari sistem Direktori Putusan bahwa ada kiriman dokumen elektronik untuk permohonan kasasi/PK. Menyambut hal tersebut, Kepaniteraan MA menggelar sosialisasi terhadap unit kerja yang terkait dengan penanganan perkara di MA, yaitu Direktorat Pranata dan Kepaniteraan Muda. Kegiatan yang dibiayai oleh DIPA Kepaniteraan tersebut dilaksanakan mulai 21s.d 23 Juli 2014 di Hotel Aryaduta, Lippo Village Tangerang.

Panitera MA, Soeroso Ono, membuka kegiatan sosialisasi tersebut pada Senin malam (21/7) yang dilanjutkan dengan pengarahan tentang SEMA 1 Tahun 2014 dan Petunjuk Pelaksanaannya.  Hadir mendampingi panitera pada acara pembukaan: Sekretaris Kepaniteraan, para Panitera Muda, dan para Direktur Pranata dan Tatalaksana. Hadir sebagai peserta dari lingkungan Direktorat Pranata adalah para Kasubdit dan staf pengelola  Direktori Putusan. Sedangkan dari lingkungan Kepaniteraan Muda yang menjadi peserta adalah para koordinator dan staf pengolah data.

Panitera MA, Soeroso Ono, bersama dengan Sekretaris Kepaniteraan, para Panitera Muda, dan Direktur Pranata dan Tatalaksana dalam Sosialisasi e-Dokumen di lingkungan MA

e-reading

“Kelahiran SEMA 1 Tahun 2014 didorong oleh diterapkan sistem pemeriksaan berkas secara serentak di Mahkamah Agung”, ungkap Panitera MA pada sesi pengarangan.

Dikatakan Panitera, dalam masa transisi untuk mendukung sistem membaca berkas serentak ini, sebagian berkas bundel B digandakan oleh Panitera Muda. Kebijakan ini, kata Panitera,  memberikan dampak yang signifikan, antara lain: penggunaan kertas dalam jumlah besar untuk penggandaan,  penambahan jam kerja (lembur), dan menumpuknya limbah berkas.

Menurut Panitera MA, jika SEMA 1 2014 berjalan efektif maka sistem pemeriksaan berkas akan diarahkan menjadi pembacaan elektronik sehingga MA akan menjadi pengadilan yang efisien.

Kerangka konsep untuk mendukung sistem membaca elektronik ini telah diatur dalam SK Panitera No 821/PAN/OT.01.3/VI/2014. Dalam SK Panitera ini diatur pengelolaan dokumen elektronik di unit kerja penerima surat, unit kerja penelaah berkas, dan pemanfaatan dokumen elektronik di majelis.

Asep Nursobah selaku Koordinator Data dan Informasi Kepaniteraan menjelaskan bahwa untuk memudahkan pergerakan dan akses unit kerja penanganan perkara terhadap dokumen elektronik yang dikirim oleh pengadilan melalui Direktori Putusan, Kepaniteraan MA memanfaatkan layanan media penyimpanan virtual, google drive.

Secara garis besar mekanisme pengelolaan dan pemanfaatan e-dokumen di Mahkamah Agung adalah sebagai berikut: pertama, petugas direktorat pranata mendownload seluruh dokumen elektronik permohonan kasasi/pk dari sistem Direktori Putusan. Kedua, petugas Direktorat Pranata menguplod ke google drive yang sudah ditentukan. Ketiga, Direktorat Pranata melimpahkan berkas ke Panmud yang disertai surat keterangan tentang kelengkapan e-Dokumen dan link tempat penyimpanan bersama. Keempat, petugas Panmud mengakses dokumen elektronik berdasarkan informasi dari Direktorat Pranata dan selanjutnya membagi ke Majelis melalui e-mail. Kelima, Majelis membuka file dan melakukan pembacaan elektronik. Dalam keadaan tertentu, majelis pun dapat mencetak file elektronik ini.

Untuk efektifnya sistem tersebut, semua yang terlibat dengan penanganan perkara diwajibkan memiliki surat elektronik.

“untuk mewujudkan pengadilan yang efisien, aparatur pengadilan wajib familier  dengan teknologi informasi, setidaknya memiliki dan fasih menggunakan e-mail”, tegas Panitera MA.

Simulasi

Untuk efektifitas sosialisasi penggunaan dokumen elektronik, pendekatan pembelajaran dilakukan dengan simulasi. Para peserta yang terdiri dari direktorat pranata dan kepaniteraan muda dikelompokkan berdasarkan kamar. Simulasi dimulai dari proses membuka notifikasi adanya pengajuan kasasi/PK, pengunduhan dokumen elektronik, upload ke media penyimpanan bersama, dan distribusi file ke  majelis. [an]