Melihat Tata Kelola Perkara di Ruang Hakim  FCA

Melihat dari dekat tata kelola perkara oleh asisten dan sekretaris hakim agung di ruang hakim

Melbourne | (7/10) -  Hari ke-7 program magang, perserta Magang  melakukan aktivitas on the spot ke ruang hakim. Tujuannya untuk melihat bagaimana sistem tata kelola berkas perkara di ruang hakim dan bagaimana peran asisten untuk mendukung tugas hakim di FCA. Sebelum melakukan kunjungan ke ruang hakim, dilakukan presentasi mengenai peran asisten hakim di kedua pengadilan. Presentasi dari MA disampaikan oleh Frensita Twinsani dan Sumartanto  sedangkan dari FCA disampaikan oleh  Andrea Jarrat, Direktur Pelayanan Peradilan FCA.

Dalam presentasinya Andrea menyampaikan  bahwa  seorang hakim FCA didukung  oleh lima unsur yaitu: eksekutif asisten, associate, registrar, legal case manager, dan registry support. Eksekutif asisten dan associate berada di ruang hakim sedangkan tiga yang lainnya berada di ruang kepaniteraan.  Jika dipadankan dengan ruang hakim agung di Indonesia, eksekutif asisten ini adalah sekretaris atau staf yang bertanggung jawab mengelola administrasi berkas di ruang hakim agung. Sedangkan associate adalah asisten/panitera pengganti.

Assosiate  (asisten) dijabat oleh seseorang yang berlatar belakang pendidikan hukum. Seseorang yang menduduki posisi associate berasal dari lulusan sarjana hukum terbaik atau pengacara junior setelah melalui proses seleksi yang ketat oleh hakim yang bersangkutan. Berbeda dengan associate, eksekutif assistant (sekretaris)  tidak perlu berlatar belakang pendidikan hukum, namun ia harus mengerti prosedur penanganan perkara di pengadilan dan menguasai keterampilan di bidang sekretaris. Biasanya yang duduk di eksekutif asisten ini adalah seseorang yang pernah menjadi sekretaris di firma hukum terkemuka di Australia.

Tugas pokok seorang associate antara lain:  melakukan penelitian hukum dan memberikan dukungan administratif kepada hakim, membantu hakim selama proses persidangan termasuk persidangan antar negara bagian, mengelola pemberkasan dokumen yang terkait dengan  doket hakim dan pengelolaan admnistrasinya.  Meski jabatan associate ini biasanya hanya untuk 12 bulan, tetapi  ini merupakan jabatan yang sangat bergengsi dan diidam-idamkan oleh para lulusan fakultas hukum di Australia.

Disebutkan dalam dokumen yang diterbitkan oleh FCA bahwa syarat-syarat untuk  menjadi associate adalah sebagai berikut:  sarjana hukum, memiliki kemampuan penelitian hukum yang berkualitas tinggi, memiliki kemampuan menulis  dan berkomunikasi dengan bagus, memiliki kemampuan pengembangan diri yang baik dan keterampilan untuk bertindak sebagai penghubung dan memiliki keterampilan mengelola administrasi dan organisasi yang baik,

Sedangkan seorang eksekutif assistant dipersyaratkan memiliki pengetahuan/pengalaman sebagai berikut: memahami pemahaman yang cermat mengenai tatalaksana kamar hakim dan prosedur penanganan berkas perkara di pengadilan, memiliki kemampuan yang baik di bidang administrasi dan kesekeretarisan termasuk kemampuan membuat korespondensi, memiliki kemampuan mengoperasikan komputer seperti MS Word dan Excel, berkepribadian terpuji serta mampu berkomunikasi  dengan baik,  memahami prinsip penelitian hukum, mampu untuk bekerja sama dalam tim kecil.

Tata Kerja Sekretaris

Setelah melakukan presentasi dari masing-masing pengadilan, peserta magang langsung menuju ruang hakim Justice Bernard Murphy.  Justice Murphy hanya dibantu oleh seorang sekretaris (executive assistance)  yaitu Sarah Young  dan seorang asisten (associate judge), Charles.

Sarah Young benar-benar berperan sebagai sekretaris profesional. Untuk memastikan tatakerja  tim pendukung Justice Murphy bekerja dengan efektif ia menyusun sebuah dokumen yang diberi nama petunjuk manual kamar Justice Murphy. Dokumen ini  berisi tata kerja dan  standar operasional prosedur semua aktifitas yang dilakukan dalam pengadministrasian  berkas perkara.  Bagaimana cara menerima berkas, menata berkas, mempersiapkan persidangan, membuat dokumen-dokumen penetapan, menyusun jadwal,  membuat laporan persidangan, menggunakan aplikasi manajemen perkara, menyusun template putusan, menyimpan surat masuk, cara berkoresponden bahkan bagaimana cara memesan tiket dan protokol jika hakim bersidang ke negara bagian lain di Australia telah ada petunjuk manualnya.

Charles yang baru beberapa minggu bekerja dengan Justice Murphy mengaku sangat terbantu dengan adanya buku manual tata kerja tersebut. Sarah memang sangat detail menjalankan fungsi sekretaris. Ia mengatur tata letak dokumen atau berkas mana yang harus segera dibaca oleh hakim, ia pun mempunyai tempat tersendiri untuk menyimpan surat-surat yang ditujukan kepada Justice Murphy. Surat kabar dan informasi lain ia tempatkan di tempat tersendiri, dan Justice Murphy sudah  sangat mengerti dengan tata letak tersebut.

Untuk mengatur jadwal hakim dari mulai jadwal sidang, jadwal piket  hakim (duty judge), cuti, seminar, dan kegiatan lain Justice Murphy,  Sarah Young menggunakan Microsoft Outlook.  Ia juga menggunakan MS Outlook untuk mengelola dokumen elektronik yang dikirim menggunakan e-mail.

Sarah juga melakukan koresponden dengan para pihak jika ada berkas atau dokumen yang kurang lengkap. Ia melakukan koresponden tersebut atas nama hakim. Dalam koresponden antara sekretaris dengan pihak atau kebalikannya,  harus selalu ditembuskan kepada pihak lawan. Jika ada email tetapi pihak lawan tidak ditembuskan, maka Sarah akan segera memberitahukannya kepada pihak lawan. Prinsip ini sangat dipegang teguh karena isu keberpihakan kepada salah seorang bisa mengancam putusan yang dijatuhkan dapat dibatalkan. Oleh karena itu, komunikasi pihak hanya boleh dengan sekretaris, tidak boleh langsung dengan hakim.

Tata Kerja Asisten

Ruang lingkup pekerjaan asisten (Assosiate Judge) berada di domain teknis penanganan perkara. Charles yang baru beberapa minggu dipilih oleh Justice Murphy menjelaskan bahwa ia harus melakukan penelitian berbagai aturan atau putusan yang terkait dengan perkara yang akan ditanganinya. Ia harus meneliti puluhan buku dan law report kemudian memberikan resume. Seorang asisten juga harus mempersiapkan ruang sidang seperti komputer hakim, sound sistem, sumber-sumber rujukan yang dibutuhkan. Ia pun yang bertugas memanggil para pihak untuk memasuki persidangan.

Update informasi penanganan perkara di Case Track dan menggunakan electronic court file adalah juga tugas  asisten.  Perkembangan penanganan perkara harus segera  diupdate  ke sistem Case Track di ruang sidang .

Berkas perkara hanya boleh disimpan di ruang asisten. Penyusunannya didasarkan pada proses penanganan perkara.  Hakim  hanya menggunakan foto copy berkas dalam memeriksa perkara, sehingga ia bisa mencoret dan memberikan catatan.

Asisten membantu menyusun dan mengoreksi putusan.  Dalam mengoreksi putusan, ia menggunakan checklist  yang berisi bagian-bagian penting yang harus dipastikan penulisannya dilakukan dengan benar. Checklist ini merupakan mekanisme Quality Control terhadap putusan. Jika penyusunan putusan telah selesai dilakukan, maka asisten harus membuat informasi singkat tentang putusan tersebut yang meliputi: kata kunci (klasifikasi, sub klasifikasi), putusan-putusan /yurisprudensi yang dikutip dalam putusan, peraturan perundangan yang dikutip.

Dalam melakukan koreksi putusan, Charles dan juga  asisten yang lain, menggunakan fasilitas Track Changes yang tersedia di Microsoft Word. Dengan fasilitas ini jejak perubahan selama proses penyusunan putusan dapat diketahui.

Tugas Panitera

Diatas disebutkan bahwa salah seorang dari lima unsur pendukung hakim adalah panitera. Di FCA seorang panitera terasosiasi dengan dua orang hakim. Panitera ini  bertugas melakukan mediasi dan pertemuan terkait dengan manajemen perkara yang berhubungan dengan perkara yang ditangani oleh hakim sebelum dilaksanakannya persidangan. Panitera juga menjalankan fungsi sebagai delegated judge yang akan melakukan persidangan dan menerbitkan penetapan-penetapan.  Berbeda dengan sistem di Indonesia, panitera tidak ikut bersidang.  Peran panitera ini dilakukan oleh asisten (associate judge). [an]