Strategi Manajemen Perubahan Menuju Pengajuan Berkas Elektronik di Federal Court of Australia

Oleh: Frensita K. Twinsani

Federal Court of Australia telah membuat kebijakan untuk menerapkan pengajuan berkas perkara secara elektronik (e-court lodgement) sehingga kelak dapat menerapkan persidangan secara elektronik. Dengan demikian pelaksanaan peradilan dapat lebih efesien dan ramah lingkungan. Meskipun belum diterapkan pada seluruh perkara, saat ini telah dilaksanakan beberapa persidangan elektronik (e-trial) dalam ruang sidang elektronik, dimana semua pihak yang terlibat dalam persidangan akan menggunakan piranti elektronik dalam proses seperti pengajuan gugatan, jawab menjawab, pembuktian dan lain-lain. Dalam persidangan elektronik ini, jika diperlukan masing-masing pihak dan hakim dapat melihat berkas yang sedang dibahas dalam laptop atau komputer yang tersedia. Demikian juga semua proses direkam secara elektronik dan tersedia fasilitas sound system dan teleconference yang dapat mendukung proses persidangan.

Federal Court of Australia juga telah menerapkan E-court room yang merupakan ruang sidang virtual. E-courtroom digunakan untuk mengelola dan mengetahui beberapa hal sebelum dilakukan persidangan di Pengadilan Federal Australia atau Sirkuit Federal Court of Australia. E-court room digunakan misalnya ada satu pihak (ex parte) memerlukan salinan pengganti untuk permohonan pailit yang hilang juga untuk surat panggilan pemeriksaan secara online. E-court room terintegrasi dengan e-Lodgment, untuk menjamin transparansi maka dalam e-court room ada fasilitas transkrip memberikan catatan dari semua pesan yang diposting oleh Pejabat Yudisial dan para pihak dalam segala hal yang dilakukan melalui e-court room. Transkrip ini dapat dilihat oleh pihak serta masyarakat, namun dokumen yang diposting atau diajukan hanya dapat dilihat Petugas Yudisial. Ada protokol yang harus dipatuhi dalam e-court room, pada intinya proses dilakukan seolah-olah dalam ruang sidang nyata, berarti hakim yang mengendalikan. E-court room dirancang sebagai suatu cara yang efisien untuk berinteraksi dari waktu ke waktu tanpa perlu kehadiran fisik pengadilan .

Pengadilan Federal Negara Bagian Victoria di Melbourne (FCA Melbourne) adalah percontohan dalam penerapan E-court lodgment dan Kepaniteraan Negara Bagian Melbourne (Victoria Registry) ditugaskan untuk melakukan supervisi untuk menerapkannya dalam tingkat nasional. Penerapan E-court lodgment saat ini baru berjalan sekitar 4 Minggu di Registry Victoria, proses tersebut dilaksanakan setelah melalui proses panjang persiapan dalam rangka perubahan manajement dan pemberkasan secara elektronik. Mrs. Sia Lagos, Panitera Kepala di FCA Melbourne berpendapat bahwa perubahan sistem dari berkas cetak (kertas) ke berkas elektronik tidak dapat hanya sekedar dilakukan begitu saja, namun harus ada langkah-langkah strategis yang harus diambil untuk menjamin keberhasilan dan ia memberikan presentasi yang sangat impresif mengenai 8 langkah yang dilalui dalam mentransformasikan sistem di kepaniteraan yang dipimpinnya yaitu melalui upaya:

1.       Membangun rasa perlunya segera menerapkan (urgency)

Pertama harus ada kesadaran bahwa perubahan yang hendak dilakukan adalah sesuatu yang sangat diperlukan, bahwa selama ini ada masalah mengenai lambannya akses pada keadilan (access to justice) bagi masyarakat yang harus dihadapi, adanya kebutuhan akan modernisasi dan yang terpenting adalah adanya persaingan sehat dalam meningkatkan pelayanan pada masyarakat. Untuk itu maka perlu segera dilakukan identifikasi terhadap masalah yang telah ada, masalah yang masih potensial dan kesempatan untuk melakukan perubahan.

2.       Pembentukan Koalisi yang menjadi pemandu perubahan yang solid.

Saat Federal Court memutuskan perlunya memodernisasi Pengadilan melalui e-court lodgment, Chief of Justice menugaskan Sia Lagos membentuk kelompok yang memiliki perhatian tentang berbagai masalah di Pengadilan yang antara lain terdiri dari: ia sendiri sebagai Panitera Kepala Victoria Registry, Panitera senior (Senior Registrar) dan staff. Setelah koalisi itu terbentuk maka harus ada dorongan kepada para anggota group untuk bekerja sebagai satu tim.

3.  3.  Menciptakan visi.

Pembuatan visi yang jelas perlu dilakukan untuk membantu menghasilkan perubahan secara langsung, disamping membangun strategi-strategi untuk mencapai visi tersebut. Untuk itu masing-masing anggota tim harus mengerti apa yang harus dilakukan dan mengapa harus dilakukan.

4. 4.  Mengkomunikasikan visi.

Merupakan hal yang sulit untuk bekerja sendiri dan hasil yang dicapai pun tidak akan maksimal. Kebanyakan orang tidak mau menjalankan pekerjaan yang tidak dimengerti apalagi jika ia tidak dilibatkan di dalamnya, karena itu saat memutuskan untuk melakukan perubahan, tim di Federal Court Australia mengajak para staf untuk terlibat dan ikut menjadi bagian dari perubahan itu dengan cara: membentuk beberapa kelompok kerja serta menggunakan segala macam cara yang mungkin dilakukan untuk menyampaikan visi dan strategi baru disamping juga mengajarkan perilaku baru dengan memberikan contoh. Tim juga perlu meninjau kembali peran masing-masing bagian, melakukan lokakarya bagi para staff sehingga dengan lokakarya itu tim mendapat umpan balik berupa masukan-masukan yang dibutuhkan tentang struktur dan peran-peran kepaniteraan. Tim  juga menerbitkan berita secara rutin dan melakukan diskusi-diskusi dalam rapat tim.

5.  5. Pemberdayaan pihak-pihak yang terlibat.

Langkah selanjutnya adalah memberdayakan pihak-pihak lain untuk ikut melaksanakan visi yang telah dibuat, membebaskan diri dari hambatan-hambatan perubahan, mengubah sistem atau struktur yang sangat menghambat visi dan mendorong keberanian untuk mengambil resiko, tidak hanya terikat dengan  ide-ide, kegiatan dan tindakan tradisional. Untuk itu kepaniteraan FCA Melbourne menunjuk orang-orang tertentu untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu, misalnya jika terdapat hambatan kekurangan dana untuk melakukan perubahan tersebut maka harus ada orang yang ditugaskan untuk mencari jalan mengusahakan anggarannya. Dalam melakukan perubahan harus ada manajemen sumber daya manusia dengan mendelegasikan kewenangan kepada bawahan untuk melaksanakan apa yang harus dan ingin dilakukannya.

6.   6. Membuat sasaran Jangka Pendek.

Victoria Registry juga merencanakan dan membuat sasaran kerja jangka pendek, merencanakan visi peningkatan penampilan (performance) yang dapat dicapai, melaksanakan peningkatan tersebut dan memberikan penghargaan pada pegawai yang terlibat dalam peningkatan untuk memacu gairah kerjanya. Ada hal yang harus ditekankan yaitu dalam melakukan perubahan, terutama saat masa transisi tugas utama pelayanan terhadap pencari keadilan harus tetap berjalan dan tidak boleh dikesampingkan. Pengadian Federal Kepaniteraan membentuk struktur dalam kepaniteraan yang antara dengan menunjuk petugas khusus sebagai koordinator untuk penggugat/pemohon (litigant) yang mewakili dirinya sendiri (unrepresented applicant). Perlu ada orang yang khusus menangani memberikan informasi tentang E-court lodgment ini agar informasi yang diberikan tidak kacau atau berbeda. Adapun bantuan yang diberikan untuk memasukkan berkas secara elektronik tergantung dengan kebutuhan, misalnya ada perlakuan dan bantuan khusus untuk orang yang tidak punya akses penasehat khusus, tidak punya pengetahuan komputer, keterbatasan mental atau tidak punya kemampuan bahasa inggris yang cukup. Petugas yang dipilih adalah staf senior yang punya kepedulian untuk melaksanakan tugas ini, tentu saja dengan insentif jenjang karir dan promosi yang jelas. Untuk itu panitera kepala mengumumkan posisi dan kesempatan baru pada staf dengan kemungkinan karir tersebut, dan ternyata pendekatan tersebut menimbulkan ketertarikan karena para pegawai merasa mendapat tantangan dan motivasi. Yang terpenting dalam penerapan kebijakan adalah:  konsistensi dan kesamaan perlakuan terhadap semua pihak merupakan suatu keharusan. Kepaniteraan FDA telah merancang jalur yang berbeda bagi pihak yang ingin mengajukan berkas perkaranya, yaitu untuk litigant yang mewakili dirinya sendiri (unrepresented applicant) dan untuk litigant yang diwakili oleh penasehat hukum (represented applicant). Terhadap pihak yang pertama tersebut pengadilan akan memeriksa semua berkas yang diajukan apakah telah sesuai degan ketentuan sedangkan pada kelompok kedua mereka bisa langsung memasukkan berkasnya. Meskipun demikian kapanpun Hakim menganggap berkas yang dimasukkan tidak sesuai dengan ketentuan ia dapat menolaknya.

7.   7. Konsolidasi peningkatan dan terus menghasilkan perubahan.

Menggunakan peningkatan kredibilitas untuk merubah sistem, struktur dan kebijakan yang tidak sesuai dengan visi, mempekerjakan, mempromosikan dan membangun pegawai yang mampu menerapkan visi serta terus membuat penyegaran dengan proyek-proyek baru, tema dan pergantian pelaku perubahan. Pemimpin harus memberi keleluasaan berinovasi pada bawahan, tidak mengambil alih pekerjaan dan ikut memikul tanggung jawab pada bawahan yang berada dibawah tanggung jawabnya, hal ini akan menimbulkan rasa penghargaan bawahan pada atasan dan mendorong produktivitas.

8.  8. Menggunakan pendekatan baru, harus diingat bahwa kerja di Pengadilan sangat pentig karena putusan akan mempengaruhi hidup para pihak karena itu ada hubungan penting antara perilaku baru untuk memperbaiki sistem dengan modernisasi melalui E-court lodgment dengan keberhasilan lembaga sehingga harus ada motivasi dan kesadaran tinggi serta keberanian untuk mengadakan perubahan dan perbaikan. E-court lodgment akan mempertinggi efesiensi dan menekan biaya. Hal lain yang perlu diperhatikan adalah regenerasi kepemimpinan, untuk menjaminkelangsungan dan perbaikan lembaga.