Inilah Strategi FCA dalam Menerapkan Electronic Court File

Melbourne | (1/20) - Australia termasuk dalam jajaran negara modern yang identik dengan kehidupan yang serba elektronik. Namun bagi Pengadilan Federal Australia (FCA), penerapan sistem pengadilan elektronik secara keseluruhan masih dianggap hal yang baru. Keputusan FCA untuk melakukan penguatan layanan elektronik pengadilan (e-Services) pada acara The Judge Meeting di bulan September 2009. Baru lima tahun setelah itu (2014), FCA melakukan soft launching sistem electronic court file (ECF). FCA Melbourne telah  memperkenalkan sistem ini sejak Agustus 2014. Direncanakan sistem ini akan berlaku sepenuhnya di tahun 2015.

Warwick Sodden (CEO/registrar) Elizabeth Connolly (Manager Policy & Planning) dan John Mathieson (Deputy Registrar) berbagi pengalaman dengan peserta magang tentang strategi FCA untuk mengimplementasikan sistem ECF, Selasa (29/9) di Gedung FCA New South Wales, Sydney.

Sejak diperlakukannya  ECF, FCA menyesuaikan ruang penerimaan perkara dengan menyediakan mesin scanner dan beberapa komputer untuk unggah dokumen

Menurut Warwick, hambatan implementasi ECF bagi pengadilan, terutama hakim, adalah persepsi mereka bahwa akan kesulitan dengan sistem baru ini. Mereka berdalih tidak mahir menggunakan komputer sehingga penerapan ECF akan memperlambat proses penanganan perkara. Ada juga yang menolak karena khawatir sistem tidak akan berjalan baik karena diakses oleh semua pihak. Akibatnya proses penanganan perkara terganggu, bahkan terancam gagal karena dokumennya hilang.

Menurut Warwick adanya persepsi demikian pada umumnya disebabkan oleh tiga hal: tidak mau (unwilling), tidak bisa (unable) dan tidak tahu (unknowing). Oleh karena itu strategi FCA untuk menghadapi resistensi tersebut adalah dengan menjalin komunikasi dengan para hakim. Tim implementasi ECF memberi penjelasan bahwa ECF akan membuat pekerjaan efektif dan efisien. Mereka pun diingatkan bahwa masih dapat mencetak dokumen yang dibutuhkan.

Untuk meyakinkan hal tersebut Tim melibatkan hakim yang mendukung implementasi ECF untuk menjadi juru kampanye. Bahkan hakim yang dilibatkan menunjukkan bukti bahwa dengan ECF proses penyusunan putusan lebih cepat dan pencarian dokumen pun menjadi lebih mudah. Bahkan agar peralihan dari sistem manual ke sistem elektronik dirasakan nyaman, para hakim diberikan monitor berlayar besar dan laptop. Dengan perangkat ini hakim bisa membaca berkas sekaligus membuat catatan, highlight dan lain-lain yang biasa dilakukan dalam proses membaca berkas manual.

Selain proses komunikasi, pelibatan, dan persuasi, FCA juga melakukan pelatihan untuk meningkatkan kemampuan aparatur peradilan. Proses pembelajaran ECF bagi para staf ini dilakukan dengan berbagai cara. Ada yang bersifat tatap muka dan ada juga menggunakan teknologi informasi.

Elizabeth Connolly , Manager Policy & Planning, menyampaikan bahwa salah satu cara mensosialisasikan ECF sekaligus meningkatkan kapasitas aparatur peradilan, FCA membangun sistem e-learning terkait dengan implementasi e-CF. Sistem yang terintegrasi dengan intranet ini berisi segala hal tentang implementasi ECF. Salah satu bentuk informasi yang disajikan adalah dengan menyusun pertanyaan yang paling sering dikemukakan oleh para hakim (Frequently Ask Question)

Sedangkan strategi yang digunakan untuk pihak di luar pengadilan, FCA melakukan sosialisasi kepada kantor-kantor hukum yang secara statistik paling banyak beracara di pengadilan. Disampaikan kepada para praktisi bahwa mengirimkan dokumen elektronik melalui sistem e-lodgement akan lebih mudah, lebih murah, dan lebih cepat. Dari sisi pembebanan biaya pun, sistem elektronik akan banyak memotong post pengeluaran pencetakan dokumen, penggandaan, dan lain-lain.

Dari sisi aturan, penerapan ECF memerlukan petunjuk pelaksanaan dari ketua pengadilan. Meski implementasinya tidak memerlukan pengaturan oleh Undang-Undang Federal, Ketua Pengadilan Federal dapat mengeluarkan practice note untuk efektifitas implementasi ECF.