Imaginasi!

 Hal Penting untuk Rekayasa Proses Kerja Pengadilan

Melbourne | Kepaniteraan.Online (18/05)

Kamis, 17 Mei 2012, peserta magang kembali bertatap muka dengan Warwick Soden, Panitera FCA yang membawahi seluruh Kepaniteraan (Registry) di berbagai negara bagian di Australia (Principal Registry). Warwick sendiri sebenarnya berkedudukan di Sydney dan hanya sesekali berkunjung ke Melbourne. Namun kali ini beliau secara khusus datang ke Melbourne untuk bisa membagi pengalamannya dengan pesertai, terutama mengenai court’s business process reenginering (BPR), atau rekayasa proses kerja pengadilan. Warwick memulai paparannya (yang sebagian pernah disampaikan saat berkunjung ke Indonesia dan memberi materi di sebuah lokakarya di MA pada Desember 2011) dengan bercerita bahwa kurang lebih 8 tahun yang lalu, ada sebuah proses yang dilalui FCA untuk mendapatkan gambaran mengenai apa masa depan yang akan dimiliki FCA. Imajinasi para hakim, panitera, dan staf FCA dikumpulkan tentang gambaran masa depan tersebut. Guna membantu mengeksplorasi imajinasi tersebut, terdapat beberapa pertanyaan yang diajukan.

Pertanyaannya berurut dan saling terkait. Mulai dari pertanyaan mengenai dunia usaha (yang merupakan pengguna jasa FCA paling besar), yaitu “apakah dunia usaha akan menjalankan kegiatannya secara elektronik?” Lalu pertanyaan berlanjut pada, “apakah profesi hukum akan dipaksa oleh klien mereka (dunia usaha) untuk bekerja secara elektronik?” Akhirnya pertanyaan akan menjadi, “apakah profesi hukum karenanya, akan mengharapkan pengadilan unuk bekerja secara elektronik?”

Jika jawaban atas semua itu “ya”, maka pertanyaan yang diajukan menjadi lebih detail. “Apakah dokumen-dokumen pengadilan akan dibuat dalam bentuk elektronik?” Selanjutnya, “benarkah bahwa jika pengadilan bekerja secara elektronik dapat meningkatkan efisiensi?” Lantas, “apakah biaya pengadilan bisa dipungut secara elektronik?” Seterusnya, “apakah data pada berbagai dokumen Pengadilan tersebut harus dimasukkan lebih dari satu kali?” Lalu, “bisakah suatu dokumen diakses oleh lebih dari 1 orang dalam waktu bersamaan?” Hingga, “apakah perlu ada perubahan peraturan untuk mengatur itu semua?”

Detail Perubahan

BPR adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan proses yang harus ditempuh guna melakukan perubahan atas hal-hal di atas. Ketika pengadilan membuat keputusan bahwa pada waktu tertentu tidak akan ada lagi dokumen kertas yang boleh diajukan ke Pengadilan, langkah-langkah yang perlu diambil untuk mengimplementasikan keputusan itu disebut BPR.

Masa transisi tentu saja harus dikelola secara hati-hati. Proyek percontohan kadang diperlukan di FCA, khususnya untuk mengkombinasikan antara hakim yang belum terbiasa menggunakan komputer (hingga cenderung kuatir terhadap perkembangan baru ini) dengan hakim yang sudah familiar dengan sistem teknologi informasi. Lebih jauh, FCA pun menyediakan pelatihan kepada kalangan profesi hukum dengan mengunjungi firma-firma hukum mereka. Dengan begitu, FCA dapat memperkenalkan sistem kerja yang baru itu dengan cara yang tidak mengancam. Jika sistem ini diterapkan nantinya, FCA pun telah mengalokasikan sumberdaya untuk membantu pihak berperkara yang memilih untuk tidak menggunakan pengacara (unrepresented litigants) untuk mengajukan berkas perkaranya secara elektronik.

Hingga saat ini, sekitar 30% dokumen pengadilan diajukan secara elektronik oleh profesi hukum. Ketika diajukan secara manual pun, berkas-berkas tersebut akan di-scan ke dalam bentuk .pdf oleh pengadilan. Namun tentu saja tidak semua berkas harus disimpan oleh FCA. Hal ini menjadi topik yang harus dikonsultasikan dan disepakati oleh para hakim dan para pemangku kepentingan. Namun FCA telah menyiapkan sistem penyimpanan elektronik hingga kapasitas 100 terrabytes, yang sepertinya memadai untuk menyimpan berbagai dokumen pengadilan tersebut.

Inisiatif lain yang sudah diambil adalah mengubah fungsi website Pengadilan menjadi fasilitas untuk menjalankan kegiatan dan menyediakan jasa, daripada sekedar menyampaikan informasi mengenai Pengadilan. Website inilah yang nantinya akan menjadi titik temu dari berbagai pihak, di mana para pengacara bisa masuk ke dalam sistem, memasukkan dokumen mereka, dan berinteraksi secara virtual melalui fasilitasi sistem itu dengan panitera, hakim, dan tentu saja pihak lawan.

Warwick menyatakan bahwa sistem kerja yang baru ini akan berdampak besar bagi FCA. Dia menyadari bahwa nantinya, jika efektif diterapkan pada 2013, terdapat berbagai penyesuaian yang harus dilakukan. Misalnya terhadap profil staf yang akan dibutuhkan ke depan setelah sistem menjadi elektronik, hingga pelatihan dan peningkatan kapasitas staf yang ada untuk mampu beralih dari cara kerja manual ke elektronik, sesuatu yang wajar untuk dikelola di organisasi mana pun yang ingin berubah. Terhadap organisasi FCA sendiri, pengaruh sistem ini perlu diantisipasi. Sebagai contoh, dengan sistem elektronik sebagian besar aktivitas pengadilan sebenarnya bisa dikelola secara terpusat, sehingga sumberdaya yang diperlukan oleh setiap perwakilan FCA di berbagai negara bagian bisa menjadi lebih efisien.

Sistem baru juga akan berpengaruh terhadap waktu kerja Pengadilan. Dengan sistem elektronik ini sebenarnya Pengadilan bisa menerima berkas perkara selama 24 jam dalam sehari dan 7 hari dalam seminggu. Karena semua bisa dilakukan dari manapun dan kapanpun, selama berkas elektroniknya bisa diinput ke dalam sistem. Tentu saja langkah lebih lanjut dalam memproses perkara tersebut akan diambil dengan mengikuti hari kerja dan jam kerja Kepaniteraan, di mana misalnya ketika suatu berkas diinput Minggu siang oleh seorang pengacara, maka sistem kerja Kepaniteraan akan mengidentifikasinya sebagai berkas yang dimasukkan pada Senin pagi sesuai hari dan jam kerja Kepaniteraan berikutnya.

Perlindungan yang Sempurna

Adapun mengenai keamanan sistem, Warwick menginformasikan kepada kami bahwa FCA pernah sengaja menyewa salah satu peretas terbaik di dunia untuk menguji seberapa kuat perlindungan terhadap sistem kerja FCA yang baru. Hasilnya cuukup memuaskan. Bisa dipastikan sistem e-Court yang akan dilaunching FCA tahun depan, dan menurut Warwick tidak menyerap biaya terlalu besar,  sudah sepenuhnya terproteksi.

Ketika kami tanyakan mengenai kerangka hukum yang menaungi langka progresif yang diambil ini, Warwick menyatakan bahwa keputusan FCA cukup untuk memfasilitasinya. Warwick yakin bahwa keputusan soal ini mirip dengan kebijakan Pengadilan bertahun-tahun yang lalu bahwa dokumen/berkas perkara harus diajukan ke Pengadilan dengan diketik dan menggunakan kertas berukuran A4. Toh, tidak ada yang mempersoalkan itu dulu, dan dalam praktek, kebijakan tersebut ditaati. Namun menurut Warwick penggodokan serius masih terus dilakukan, bukan hanya mengenai penyesuaian proses kerja baru ini dengan tata cara beracara di Pengadilan, juga yang tidak kalah penting, mengenai dasar hukum agar kebijakan ini tidak dipermasalahkan secara hukum ke depan. Yang pasti, prinsip yang dianut Warwick Soden sangat jelas, dan itu akan terus diperjuangkannya di garis depan, “to make the courts run like business” atau “menjadikan pengadilan bekerja seperti layaknya sebuah perusahaan”. [binziad kadafi]