Ketentuan :

Berdasarkan Circular Note Biro Hukum Kementerian Luar Negeri, Perdagangan dan Pembangunan Kanada (DFATD) No. JLA-1446 tanggal 28 Maret 2014 mengenai Service of Originating Documents in Judicial and Administrative Proceedings Against the Government of Canada in Other States, adapun prosedur yang ditetapkan oleh Pemerintah Kanada,yaitu:

1.Permohonan harus disampaikan dari Kementerian Luar Negeri negara asing tersebut melalui perwakilannya di Kanada kepada Kementerian Luar Negeri Kanada;

2.Perwakilan asing di Kanada hanya dapat meneruskan dokumen tuntutan hukum dan tidak dapat menyampaikan tuntutan hukum kepada Pemerintah Kanada;

3.Adanya tenggang waktu minimum 60 (enam puluh) hari atau 2 (dua) bulan bagi suatu negara untuk mempersiapkan pembelaan atas gugatan hukum yang disampaikan pengadilan negara lain;

4.Diterjemahkan ke dalam salah satu bahasa nasional Kanada, yaitu Bahasa Inggris atau Bahasa Perancis;

5.Disampaikan pada Pemerintah Kanada melalui Nota Diplomatik kepada:

Departement of Foreign Affairs, Trade and Development Criminal, security and Diplomatic Law Division (JLA) 125 ssex Drive, Ottawa, ON, K1A 0G2, Canada

Ketentuan Baru

Pada 16 September 2020, Legal Officerpada unit Criminal, Security and Diplomatic Law, Global Affairs Canada(Kemenlu Kanada), Mr. James Johnson, menyampaikan kebijakan Kanada terkait rogatori sebagai berikut:

Karena Indonesia bukan negara pihak dalam the Hague Conventionon the Service Abroad of Judicial and Extrajudicial Documents in Civil or Commercial MattersTahun 1965, permohonan layanan panggilan sidang dari pengadilan di Indonesia kepada seseorang yang bertempat tinggal di Kanada harus disampaikan melalui mekanisme letters rogatory.

Kanada menyampaikan berbagai ketentuan bagi kerja sama rogatori sebagai berikut:

• Ditulis dalam Bahasa Inggris dan Perancis secara sederhana.
• Surat rogatori ditujukan kepada “To the Appropriate Judicial Authority of Canada”.
• Pernyataan bahwa permohonan bantuan hukum internasional ini dibuat atas nama hukum (made in the interests of justice).
• Sinopsis singkat dari kasus yang dihadapi.
• Menyebutkan jenis kasusnya (perdata, pidana atau administratif).
• Sifat bantuan yang dikehendaki (layanan proses, pengambilan bukti, penegakan putusan, dan lain lain).
• Nama, alamat dan identitas lain, seperti jabatan, dari tertuju.
• Daftar pertanyaan lengkap (khusus untuk pengambilan bukti).
• Pernyataan dari pengadilan asal bahwa pengadilan asal bersedia menyediakan bantuan yang sama jika negara tujuan membutuhkan bantuan hukum.
• Pernyataan memohon pengadilan negara tujuan menjawab permohonan bantuan rogatori dari pengadilan asal.
• Pernyataan bahwa pengadilan asal bersedia mengganti biaya yang muncul dalam pelayanan dokumen rogatori oleh otoritas hukum negara tujuan.
• Dalam hal penandatanganan dan otentikasi, letters rogatoryharus ditandatangani oleh seorang hakim.Panitera tidak dapat menandatangani atas nama hakim. Stempel pengadilan dan tanda tangan hakim cukup dalam hal ini.
• Dalam hal penerjemahan, dokumen rogatori dan lampiran lainnya harus diterjemahkan ke dalam Bahasa Inggris atau Perancis. Penerjemah harus membuat afidavit keabsahan terjemahan di hadapan notaris.
• Dokumen rogatori biasanya memiliki satu set duplikat dari seluruh dokumen.

Ketentuan :

• Penyampaian rogatory letterdan dokumen pengadilan dalam bidang perdata dari/kepada negara bukan pihak pada The Hague Convention 1970 dan/atau yang tidak memiliki kerja sama hukum dengan Brazil dalam kerangka bilateral maupun multilateral diatur melalui Keputusan Bersama Menteri Luar Negeri dan Menteri Kehakiman Brazil (“Portaria Interministerial MRE/MJ) No. 501/2012 tanggal 21  Maret 2012. Keputusan Bersama Menlu dan Menkeh Brazil tersebut pada intinya mengatur hal-hal sebagai berikut:
• Segala permohonan kerja sama hukum aktif maupun pasif, di bidang pidana maupun perdata, disampaikan oleh negara pemohon melalui jalur diplomatik.
• Kemlu menerima dan meneruskan permohonan dimaksud kepada Kemenkeh.
• Kemenkeh mempertimbangkan, memutuskan dan mengkoordinasikan permintaan kerja sama hukum aktif maupun pasif, di bidang pidana maupun perdata, dari negara asing dengan otoritas hukum dan/atau adiministratif yang terkait.
• Rogatory letterharus menyertakan dokumen-dokumen sebagai  berikut: (a) Laporan, pengaduan atau tuntutan awal, sesuai jenis perkara; (b) Memori penjelasan, (c). Dokumen yang mendasari penerbitan rogatory letter; (d). Terjemahan resmi dari dokumen-dokumen yang disertakan; (e)Dokumen lain yang dianggap perlu oleh pengadilan pemohon sesuai dengan tindakan hukum yang dimohonkan.
• Rogatory letterharus memuat hal-hal sebagai berikut: (i) Nama pengadilan pemohon dan pengadilan termohon; (ii) Alamat pengadilan pemohon, penjelasan terperinci mengenai tindakan hukum yang dimohonkan; (iii) Tujuan yang ingin dicapai dari tindakan hukum yang dimohonkan.
• Dalam hal tindakan hukum yang dimohonkan meliputi interogasi atau pencatatan kesaksian, guna menghindari halangan dalam pelaksanaannya, rogatory letter perlu memuat hal-hal sebagai berikut: a. Butir-butir pertanyaan yang harus disampaikan oleh pengadilan termohon; b. Penetapan tanggal pemeriksaan/audiensi dengan tenggat waktu 90 (sembilan puluh) hari untuk perkara pidana, dan 180 (seratus delapan puluh) hari untuk perkara perdata, t.m.t. tanggal surat.
• Dalam hal kerja sama perdata, apabila diperlukan, rogatory letter, juga dapat memuat nama dan alamat lengkap penanggung jawab pembayaran biaya perkara di tempat perkara diadakan sebagai bentuk pelaksanaan tindakan hukum yang dimohonkan.

Ketentuan :

1.Dokumen pengadilan dikirimkan melalui Kemlu Aljazair, yang seterusnya akan meneruskan dokumen dimaksud kepada yang bersangkutan.

2.Dokumen yang dikirimkan agar diterjemahkan dalam bahasa Arab atau Perancis.

Catatan: Alamat penggilan sidang hendaknya ditulis secara lengkap, dan akan sangat membantu apabila dapat dicantumkan juga nomor telepon maupun e-mail yang bersangkutan.