Kepaniteraan MA dan Direktorat Jenderal Pemasyarakatan Kementerian Hukum dan HAM telah menyepakati untuk berbagi data perpanjangan penahanan dan petikan putusan melalui sistem informasi yang dimiliki oleh kedua lembaga tersebut.  Kesepakatan tersebut dituangkan dalam MOU yang telah ditandatangani oleh  Panitera MA dan Dirjen Pemasyarakatan, 30 Oktober 2015 yang lalu. Menindaklanjuti MOU tersebut, Kepaniteraan MA melakukan uji fungsi aplikasi bersama unit kerja terkait dari Ditjen Pemasyarakatan yang dilaksanakan pada 8 Desember 2015 di Hotel Luwansa, Jakarta. Kegiatan uji fungsi aplikasi ini difasilitasi oleh The Asia Foundation.

Dalam proses uji fungsi tergambar bagaimana Mahkamah Agung mengunggah dokumen perpanjangan penahanan melalui aplikasi komunikasi data Direktori Putusan.  Aplikasi komunikasi data Direktori Putusan selanjutnya mengirimkan dokumen tersebut ke aplikasi Sistem Data Pemasyarakatan (SDP). Oleh SDP, dokumen tersebut diteruskan kepada Unit Pengelola Teknis (UPT) Lembaga Pemasyarakatan terkait.

Bank Indonesia menyelenggarakan seminar nasional kearsipan  bertajuk  “Peran Strategis Tata Kelola Dokumen Elektronik”, Selasa  8 Desember 2015 bertempat di  Ruang Serbaguna di Gedung Safruddin Prawiranegara.  Dalam seminar tersebut,  Bank Indonesia menghadirkan beberapa nara sumber  yang berasal berbagai lembaga yang  memiliki kompetensi dan pengalaman dalam  pengimplementasian dokumen elektronik,  yaitu: Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI),  Kementerian Komunikasi dan Informasi, Universitas Indonesia dan Mahkamah Agung. Sementara  yang menjadi  peserta seminar adalah unsur perbankan, kementerian dan lembaga, BUMN, perusahaan swasta, pers, dan akademisi.

Khusus untuk  nara sumber Mahkamah Agung yang diwakili oleh Dr. Pri Pambudi Teguh, SH, MH,  Bank Indonesia “meminta” untuk berbagi pengalaman pemanfaatan dokumen elektronik dalam proses penanganan perkara di Mahkamah Agung.  MA dinilai sebagai lembaga yang  berhasil dalam pemanfaatan dokumen elektronik untuk meningkatkan kinerja penanganan perkara.  Selain berbagi pengalaman penggunaan dokumen elektronik.

Awal Oktober lalu, Panitera MA menyebutkan masih ada belasan pengadilan yang belum mempublikasikan putusannya selama tahun 2015. Panitera berharap pengadilan-pengadilan tersebut dapat segera mengunggah putusan sebelum tahun 2015 berakhir. Harapan  Panitera MA tersebut kini menjadi kenyataan. Berdasarkan sistem direktori putusan yang diakses pagi ini (13/11), 100% pengadilan sudah mengupload putusannya di Direktori Putusan MA.

Tercapainya target 100% pengadilan  mengupload putusan di Direktori Putusan, tidak terlepas dari upaya Kepaniteraan melakukan sosialisasi. Seperti diberitakan sebelumnya, Kepaniteraan MA mengundang 26 pengadilan di kawasan Indonesia Timur untuk diikutsertakan dalam sosialisasi SEMA 1 Tahun 2014 dan pelatihan upload putusan serta pengiriman dokumen elektronik.  Di hari kedua pelatihan, pengadian yang semula jumlah publikasi putusannya masih nihil, telah mengupload putusan, dengan total putusan untuk keseluruhan peserta adalah 661 putusan. 

Panitera Mahkamah Agung menargetkan  di akhir 2015, seluruh pengadilan sudah mempublikasikan putusan di Direktori Putusan Mahkamah Agung. Meski pada awal Oktober masih ada belasan pengadilan yang jumlah publikasinya nihil di 2015, target tersebut optimis tercapai. Optimisme tersebut diperkuat dengan langkah Kepaniteraan MA yang menyelenggarakan sosialisasi Direktori Putusan bagi pengadilan tersebut di Makassar selama 3 hari (11-13 November 2015). 

Kepaniteraan mengundang para operator dari 26 pengadilan untuk diupgrade kapasitasnya di bidang pemahaman SEMA 1 Tahun 2014, publikasi putusan dan pengiriman dokumen elektronik perkara kasasi/peninjauan kembali. Sebagian besar peserta berasal dari pengadilan yang jumlah publikasinya di tahun 2015 masih nihil. Kegiatan yang bertajuk Sosialisasi SEMA 1 Tahun 2014 dan Pelatihan Wilayah Indonesia Timur dibuka oleh Wakil Ketua Pengadilan Tinggi Makassar, Sunaryo, SH, MH, Rabu malam (12/11).  Hadir pula dalam pembukaan kegiatan tersebut Ketua Pengadilan Tinggi Agama Makassar, Ketua Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Makassar, Ketua Pengadilan Agama Makassar, dan Kadilmil Makassar.

MA telah berhasil melakukan  penyempurnaan Sistem Informasi Administrasi Perkara (SIAP) menyesuaikan dengan berbagai regulasi yang telah diterbitkan dan tuntutan kebutuhan. SIAP hasil penyempurnaan tersebut mulai disosialisasikan kepada semua unit yang terkait alur proses penanganan perkara di MA.  Selama tiga hari (5-7 November 2015), para operator dan pejabat dari biro umum, direktorat pranata perkara dan kepaniteraan muda diikutsertakan dalam Bimtek Aplikasi SIAP di Hotel Yasmin, Tangerang.  Kegiatan  Bimtek tersebut dibuka oleh Panitera MA yang diwakili oleh Panitera Muda Perdata Khusus, Rahmi Mulyati, SH, MH, Kamis malam (06/11).

Dalam laporannya,  Koordinator Data dan Informasi Kepaniteraan,  menjelaskan bahwa terdapat beberapa penyempurnaan dalam SIAP versi terbaru ini. Pertama, penggunaan aplikasi dimulai dari bagian penerimaan berkas perkara di Biro Umum. Hal ini berbeda dari SIAP yang dipergunakan sekarang yang dimulai ketika berkas diregister. Kedua, terintegrasi dengan aplikasi Direktori Putusan Mahkamah Agung sehingga pengguna tidak perlu mengunduh dokumen elektronik  dengan membuka aplikasi Direktori Putusan. Dokumen elektronik yang menjadi kelengkapan berkas tersebut akan otomatis terhubungkan. Ketiga, semua dokumen elektronik dikelola di  document management system (DMS)  sehingga memudahkan pemanfaatannya untuk sistem pembacaan berkas serentak. Keempat, aplikasi berbasis work flow yang mendorong tercatatnya semua tahapan penanganan perkara.

Ketua MA,  Prof. Dr. M. Hatta Ali, SH, MH mengambil sumpah dan melantik 9 Panitera Pengganti Mahkamah Agung, hari ini (Kamis, 5/11), bertempat di ruang rapat Ketua MA, Jakarta. Para pejabat yang dilantik tersebut adalah Arief Sapto Nugroho, Agustina Dyah Prasetyaningsih, Edy Wibowo, Muhammad Fauzi Ardi, Raden Heru Wibowo Sukaten, Santhos Wachjoe Prijambodo, Sriti Hesti Astiti,  Maruli Tumpal Sirait, dan Khalid Gailea.

Upacara pengambilan sumpah dan pelantikan diawali degan pembacaan Surat Keputusan Ketua MA tentang  pengangkatan mereka sebagai Panitera Pengganti Mahkamah Agung oleh  Kepala Biro Kepegawaian MA.  Usai pembacaan SK, Ketua MA, mengambil sumpah jabatan sebagai panitera pengganti yang dilanjutnya dengan pelantikan.  Hadir dalam acara tersebut,  unsur pimpinan Mahkamah Agung, sejumlah hakim agung, Panitera MA, para pejabat eselon I, para Panitera Muda, dan tamu undangan lainnya.